Uuden jäsenvuoden käynnistäminen
Jäsenrekisteri ylläpidossa starttaa uusi kierros 1.tammikuuta. Uutena pääkäyttäjänä ensimmäisen kokonaisen jäsenvuoden läpivienti pitää sisällään sinulle uusia asioita. Mikäli rekisterinne on ollut käytössä kokonaan edellisen vuoden tai enemmän, on tällöin kaikki keskeiset prosessit ja toiminnot kertaalleen käyty läpi ja virhetoiminnot nousseet pinnalle korjattaviksi. Näin ollen voit keskittyä siihen, että tiedä mitä sinun kuuluu tehdä milloinkin ja miten.
Tavallisimpia alkuvuoden ylläpitotoimia voivat olla esim.
- Jäsenlajien päivittämiset, mikäli jäsenyydet on sidottu esim.
- Syntymävuoteen: Uusi jäsenvuosi tuo esim. lapsi- tai nuorisojäsenille yhden ikävuoden lisää ja tämä saattaa nostaa heidät seuraavaan ikäkategoriaan.
- Etuuteen: Edellinen jäsenvuosi on menty erikoishinnalla esim. työttömyyden, jäsenhankintakampanjan tai muu nyt vanhentuvan etuuden vuoksi.
- Jäsenmaksu- ja tuotehinnaston päivittäminen, jotta tulevat laskutukset tapahtuvat oikealla hinnalla
- Tässä tärkeä huomioida mahdolliset yhdistyksien osuudet jäsenmaksuista, jotta myös tilitys/varojenjako tapahtuu oikeilla hinnoilla.
- Tehtävärivien päivittämiset, jotta rekisteristä löytyy ajantasaiset yhdistyksien ja liiton toimihenkilöt, jotta näiden hakeminen rekisterin työkalulla tuottaa oikean lopputuleman.
- Taustatoteutuksiin liittyvien viestipohjien ja tekstien päivittäminen uudelle jäsenvuodelle
- Ilmoita nämä asiakaspalveluumme, niin päivitämme nämä paikoilleen.
Tehtävä:
- Selvitä
- Mitä kaikkea sinun vastuullesi kuuluu uuden jäsenvuoden alkamiseen liittyen?
- Onko olemassa jotain, mistä olisi loppukäyttäjiä hyvä informoida?
- Miten käsittelet sellaiset jäsenyydet, jotka ilmoittamat alkuvuodesta, etteivät halua jatkaa jäseninä alkaneena vuonna - merkitsekö päättymispäiväksi kuluvan päivän vai takautuvasti 31.12.?
- Varmistele hyvissä ajoin ennen laskutuksen h-hetkeä, että tiedät miten edetä sen kanssa. Jos koet epävarmuutta, voit tilata Avoinelta laskutuksen tukipalvelun.