Hakutyökalu
Rekisterin tietosisältö on arvokkainta pääomaanne ja sen tarjoamia mahdollisuuksia kannattaa hyödyntää oman toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa.
On kuitenkin pidettävä mielessä, ne käyttötarkoitukset, jotka tietosuojaselosteessa on mainittu ja mikäli työstätte tilastoja, on tärkeää, etteivät henkilöitä voida tunnistaa lopputuotoksesta.
Rekisterin tietokenttiä voidaan hyödyntää monipuolisesti omissa hauissa ja usein käytetyt haut kannattaa tallentaa jatkokäyttöä varten. On tärkeä muistaa, että tällöin tallennetaan vain hakukriteerit, ei kohdejoukkoa. Kun hakua käytetään, tarjoaa rekisteri aina ajantasaisen hakukriteerit täyttävän kohdejoukon.
Sensen hakutyökalun käyttöön löytyy kattavat ohjeet, joihin kannattaa useamman kahvikupin verran tutustua. Hakulogiikka tulee tutuksi parhaiten itse tekemällä, joten rohkeasti vain harjoittelemaa!
Pohdittavaa:
- Mitkä haut löytyvät jo valmiina Sensen työpöydältä, vaikuttavatko nämä selkeiltä ja tiedätkö mihin tarkoitukseen ne on tehty?
- Millaisia tilastoja ja listauksia esim. hallituksenne tarvitsee kokouksiinsa tai onko teillä tapana tehdä vuoden lopussa vuositilastointia? Tiedätkö, miten saat tehtyä näihin liittyvät haut eli ovatko kriteerit selkeitä?
- Mitkä ovat haut, joita loppukäyttäjät useasti kyselevät - voisiko näitä tallentaa ja jakaa oikeushallinnan kautta ko. käyttäjäryhmälle, jolloin he voivat toimita itsenäisemmin?
- Tunnistatko omassa arjessa hakuja, joita toistat useasti? Ovatko myös nämä sen tyyppisiä, että voisit ne tallentaa jatkokäyttöä varten tai tarvittaessa jatkojalostaa toimivaa pohjahakua (=muokata hakukriteereitä) muuttuneeseen tarpeeseen?
- Voisiko Excelistä olla apua suurempien tietomassojen käsittelyyn esim. siten, että viet henkilölistauksen Exceliin ja suodattelet siellä lopputulemaa ja/tai selvität tarvittavia lukumääriä esim. pivotoinnilla?