Päättyvän jäsenvuoden viimeistelyt
Tavallisesti jäsenvuosi alkaa 1.tammikuuta ja päättyy 31.joulukuuta. Poikkeuksia toki löytyy, jolloin jäsenyys on voimassa liittymispäivästä seuraavat 12 kk. Mikäli te noudatatte tätä perinteistä kalenterivuoteen pohjautuvaa jäsenvuotta, on vuoden loppu pääkäyttäjälle kiireistä aikaa, koska tällöin vanha jäsenvuosi paketoidaan ja uutta valmistellaan.
Yleisimpiä loppuvuoden ylläpitotoimia voivat olla esim.
- Jäsenlaskutus lopetetaan esim. marraskuun alussa, jolloin tämän jälkeen liittyneiltä ei kuluvaa vuotta laskuteta.
- Uusimpia jäseniä karhutaan ja vanhoille jäsenille saatetaan lähettää vielä 2.maksumuistutus.
- Kirjanpito tarvitsee tarkempaa tietoa maksutilanteista
- Maksamattomia jäseniä merkitään erotetuiksi
- Eroilmoituksien pohjalta jäsenyyksiä merkitään päättyväksi vuoden viimeinen päivä
- Yhdistykset tiedustelevat omiin jäseniinsä liittyviä tilastotietoja ja kenties listausta maksamattomia jäseniä, jotta tietävät heitä henkilökohtaisesti kehottaa maksamaan maksunsa
- Suoritusten hallinta -listauksessa kohdistumattomien tai epäselvien suorituksien käsittely, jotta päättyvän jäsenvuoden maksutilanne saa jäsenkohtaisesti oikean lopputuleman.
Tehtävä:
- Selvitä
- Mitä kaikkea sinun vastuullesi kuuluu vuoden päättymiseen liittyen?
- Onko olemassa jotain, mistä olisi loppukäyttäjiä hyvä informoida?
- Miten käsittelet vuoden lopussa liittyneitä: laitatteko jäsenyyden alkamaan liittymispäivän mukaisesti vai kenties vasta 1.1.?
- Miten käsittelet jäseniä, jotka eivät ole maksaneet päättyvän jäsenvuoden maksua?
- Jos sinulta tarvitaan tilastoja vuoden vaihteen jäsenmäärään tai maksutilanteeseen liittyen, niin varmista kriteerit, joilla näitä on aiemmin otettu, jotta lopputulema on vertailukelponen aiempiin vuosiin.