Muut aikataulutettavat työt

Ajan saatossa sinulle muodostuu oma ylläpitotapa ja löydät rytmin, jolla teidän arjessanne rekisterin ylläpitoon ja ajantasaisuuteen on panostettava. Sinulle saattaa muodostua viikoittain, kuukausittain ja kvartaaleittain tehtäviä asioita, joista muodostuu vähitellen tuttu rutiini.

Älä kuitenkaan jätä näitä vain oman muistin varaan, koska tällöin sinun sijaistaja ei osaa näitä sinulle itsestään selviä asioita huomioida ja ylläpitosykli katkeaa. Me Avoinella osaamme opastaa miten asia X tavallisesti tehdään, mutta meillä ole tarkkaa tietoa siitä, miten ja milloin te loppukädessä sitä omassa arjessanne toteutatte.

Sinun kannattaa kirjata nämä sisäiseen dokumentaatioon ihan vaikka lyhyenkin opastuksen kera tai ainakin merkitä ylös kalenteriisi, josta ne ovat löydettävissä tarpeen tullen.

Esimerkkejä näistä ovat esim.

• Viikon aikana rekisteriin tallentuneiden uusien tietueiden perustietojen oikeellisuus (tiedot oikeassa paikassa oikeassa muodossa), järjelliset jäsenrivit (eteenkin jos yhdistykset voivat jäsenyyksiä tallentaa / muokata)
• Kerran kahdessa viikossa tarkistaa Postin kautta kuolleeksi ilmoitettujen jäsenten tietojen passivoinnit ja tähän liittyvät muut mahdolliset taustatoimet
• Kerran kuussa suoritusten hallinnan siivoaminen sinne kuulumattomista suorituksista
• Kerran kuukaudessa hakemustilaan jääneiden hakemuksien läpikäynti ja selvittäminen, miksei näitä olla vielä käsitelty
• Kerran kvartaalissa varmistaa, ettei perustietojen statuksen ja jäsenyyden tai lehtitilauksen tilan välillä ole ristiriitaisuuksia (perustiedot aktiiviset, vaikka ei jäsenyyttä eikä tilausta).