Entiteetit

Rekisterin tietosisältö muodostuu eri entiteeteistä ja yksittäistä jäsentietoa voidaan nimittää myös tietueeksi.  

Yksittäiset entiteetit (eli tietueet) tallennetaan ns. entiteettilaareihin, sen mukaan, minkä tyyppisestä tiedosta on kyse. Tavallisin tyyppijaottelu on seuraava:

• Jäsenet (tai henkilöt)
• Yhdistykset (tai organisaatiot)
• Käyttäjät (eli rekisteriin kirjautuvat henkilöt)

Muita mahdollisia entiteettejä ovat esim.

• Hakemus (jäsenhakemuksen jättänyt henkilö, joka hyväksymisen jälkeen on osa Jäsenet-entiteettiä)
• Sidosryhmä
• Lehtitilaaja
• Lahjoittaja
• Maksaja

Kullakin entiteettityypillä on oma tietorakenteensa, joka on toteutettu vastaamaan teidän tarpeitanne.  Lähtökohtaisesti henkilö esiintyy rekisterissä vain kertaalleen. Mikäli teillä jäsenet voivat olla myös lahjoittajia tai lehtitilaajia, voidaan Jäsen/Henkilö-entiteetissä ylläpitää useamman tyyppistä henkilötietoa.

Eri entiteettityyppeihin liittyy tavallisesti omat toimintonsa  ja usein nämä toiminnot ovat vain pääkäyttäjän ulottuvilla. Toiminnoilla käynnistetään esim. laskutustoimintoja, päivitetaan tietoja tai kohdistetaan muu toiminto raportoitua kohdejoukkoa tai yksittäistä entiteettiä vasten.

Pohdittavaa:

• Mitkä ovat teillä käytössä olevat entiteettityyppit?
• Voiko "perusjäsen Matti Möttönen" olla rekisterissä useammasta syystä kuin vain jäsenyytensä vuoksi?
• Milloin yksittäinen entiteetti (esim. jäsen, lehtitilaaja tai yhdistystieto) jää tarpeettomaksi ja millaiset tietojen poistokäytänteet teillä on?
• Millaisia sidoksia entiteettien välillä on? 
  (esim. jäsenyyteen tai tehtävään määritetään tieto yhdistys-entiteetin puolelta, jäsenyydelle tai tilaukselle määritetään maksaja, lapsijäsenelle määritetään huoltaja...)
• Mitä entiteettikohtaisia toimintoja rekisterinne sisältää ja mihin / milloin niitä käytetään? Minkä käyttäjäryhmän ulottuvilla toiminnot ovat?