Avoinen asiakaspalvelu

Alta löydät videoklipin, jossa käydään läpi yhteydenottaminen asiakaspalveluumme:

Tikettijärjestelmä

Asiakaspalvelumme on avoinna arkisin klo 9-16. Tukipyynnöt lähetetään mieluiten sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@avoine.fi

Tukipyynnöt ohjautuvat tikettijärjestelmäämme ja saavat yksilöllisen tikettinumeron (esim. AB-1234). Kirjallinen tukipyyntö on helppo ohjata oikealle asiantuntijalle hoidettavaksi ja väärinymmärrysten riski on matalampi, kun viesti toimitetaan meille kirjallisena. Koska rekisterien toteutukset ovat asiakaskohtaisia, on tärkeää, että tukipyyntöä selvittävä asiantuntijamme on perehtynyt mahdollisimman tarkasti juuri teidän jäsenrekisteriinne.

Mitä tietoja tukipyynnön pitää sisältää?

Tukipyyntöön kannattaa kirjata mahdollisimman kattavat lähtötiedot. Tapauksesta riippuen joko kuvakaappaus virheilmoituksesta, tallennettu haku, raportointikriteerit ja jäsennumerot esimerkkihenkilöistä avaavat tukipyynnön kaikkein parhaiten.

Emme suosittele henkilötietojen toimittamista sähköpostitse! Pyydä asiakaspalvelustamme neuvoa turvalliseen henkilötietojen lähetykseen, mikäli henkilötiedot ovat tarpeellisia tukipyynnön selvittämisen kannalta.

Mikäli kyseessä on rekisterin virhetilanne, tukipyynnössä tulee kertoa tarkasti, mitä oltiin tekemässä virheilmoituksen sattuessa ja millainen virheilmoitus on.

Jos tukipyyntöä halutaan täydentää uudella viestillä, viesti tulee lähettää vastaamalla samaan tikettiketjuun. Yhteen tikettiin kannattaa kirjata vain yhtä aihetta koskeva tukipyyntö. Eri aiheita koskevat työt saattavat ohjautua asiakaspalvelussamme eri henkilöille ja siksi niitä on nopeampi käsitellä erillisissä tiketeissä. 

Puhelinpalvelu

Voit myös soittaa asiakaspalvelunumeroomme: 010 3090 951. Akuuteissa, rekisterin käyttöä estävissä tilanteissa kannattaa lähettää meille tiketti ja sen jälkeen soittaa perään, jotta huomaamme tukipyynnön varmasti heti ja pystymme reagoimaan siihen mahdollisimman nopeasti.

Mikäli ongelman ratkaiseminen vaatii maksullista työtä, ennen sen aloittamista tarvitaan aina asiakkaan kirjallinen vahvistus tilauksesta. Vain harvoin pystymme ratkaisemaan ongelmia puhelun aikana, joten varaudu aina siihen, että pyydämme lisätietoja sähköpostitse siitä huolimatta, että olet ottanut yhteyttä puhelimitse.

On mahdollista ottaa käyttöön asiakaspalvelua tukeva tukikeskus. Lisätietoja tukikeskuksesta löydät täältä: www.avoine.fi/tukikeskus

Vasteaika

Pyrimme käsittelemään asiakaspalveluumme tulevat tukipyynnöt kahden arkipäivän kuluessa. Kun tukipyyntö saapuu tikettijärjestelmäämme, teemme arvion sen kiireellisyydestä. Etusijalla ovat järjestelmän käytön joko kokonaan tai osittain estävät vikatilanteet.

Tukea laskutukseen

Jos tarvitset apua esimerkiksi jäsenlaskutuksen kanssa, kannattaa ottaa hyvissä ajoin yhteyttä asiakaspalveluumme, jotta voimme tarvittaessa sopia laskutuksen tukipalvelusta. Jos meillä on isompia tuotekehitysprojekteja kesken tai akuutteja tukipyyntöjä on tullut paljon, perusasioissa neuvominen ei välttämättä onnistu parin arkipäivän sisällä. Kun varmistat laskutustuen järjestymisen hyvissä ajoin, vältytään kiireeltä ja tuskanhieltä molemmin puolin.
 

Teknisen ympäristön ylläpito ja vikatilanteet

Pidämme huolta jäsenrekisterinne teknisestä ympäristöstä. Tähän kuuluvat esimerkiksi palvelimet, verkkoyhteydet, tietoturva, ja varmuuskopiot. Tiedotamme asiakkaitamme mahdollisista teknisistä ongelmista ja pyrimme ratkaisemaan vikatilanteet niin pian kuin mahdollista.