Tulostettava kirje
Sense tuottaa pdf-muodossa olevan kirjeen / kirjeaineiston, joka voidaan tulostaa ja kuorittaa itse. Kirje voidaan tehdä joko yksittäiselle jäsenelle tai suuremmalle kohdejoukolle, kuten kuluvassa kuussa liittyneille jäsenille tai kaikille aktiivisella jäsenille. Kirjeen vasempaan yläkulmaan tuodaan viestin kohteena olevien henkilöiden nimet ja osoitteet.
Tulostettava kirje -toiminto erikseen asennettava moduli. Jos tätä ei Sensestänne löydy, niin olethan yhteydessä asiakaspalvelu@avoine.fi
Tulostettava kirjeen sisältö voidaan laatia per lähetys tai vaihtoehtoisesti käyttää kirjepohjaa, joka on työstetty esim. Word-ohjelmassa ja ladattu työkaluun pdf-muodossa uusiokäyttöä varten.
Toimi seuraavasti:
- Hae kohdehenkilö tai kohdejoukko
- Oikea reuna: Lähetä viesti
- Määritä viestin sisältö:
- Lähetystapa = Tulostettava kirje
- Määritä otsikko > Tämä näkyvillä viestintäarkiston puolella.
- Valitse mahdollinen liite > Tähän viestintätapaan ei saada mukaan liitteitä eli tämä voidaan sivuttaa
- Kirjoita jotain Viesti-kenttään siinäkin tapauksesa, että käyttä valmista kirjepohjaa, koska tämä on pakollinen kenttä.
Napsauta Siirry lähetystapakohtaisiin asetuksiin -painiketta.
Lähetystapakohtaiset asetukset -näkymässä voit muokata kirjeen sisältöä. Mikäli haluat käyttää valmiiksi ladattua kirjepohjaa, voit hakea tämän käyttöösi Tulostettavan kirjeen pohja-painikkeen takaa. Tyhjennä tällöin Viesti-kenttä, jottei valmiin kirjepohjan päälle tulostu tekstiä. (ks. ohjeen loppu).
Kirjepohjan lataaminen
- Napsauta Tulostettavan kirjeen pohja-osion Valitse-painiketta
- Lataa kirjepohja palvelimelle valitsemaasi kansioon
- Omat -kansio: tänne ladatut ovat vain sinun itsesi käytettävissä
- Jaetut -kansio: Nämä ovat kaikkien ko. lähetystoimintoa käyttävien käytettävissä
Kun olet ladannut uuden kirjepohjan tai sinulta löytyy jo käytettävä kirjepohja, saat valittua sen tuplanapsauttamalla ko. tiedostoa.
Kun olet kirjoittanut "kertakäytettävän" viestin tai valinnut valmiin kirjepohjan, jatka eteenpäin napsauttamalla Jatka esikatseluun -painiketta.
Lopputulema:
Viestin esikatselussa näet viestin lopputuleman. Voit suurentaa ja pienentää esikatselua - ja + -painikkeilla. Mikäli kohdejoukkosi sisältää useamman kohdehenkilön, on esillä tämän joukon ensimmäinen kirje.
Jos et ole tyytyväinen lopputulokseen, voit palata edelliseen vaiheeseen Takaisin-painikkeella.
Kun lopputulema on todettu olevan ok, saat muodostettua pdf-aineiston napsauttamalla Lähetä viestit-painiketta. Tämä muodostaa kohderyhmän mukaisen kirjeaineiston, jonka saat avattua pdf-muodossa alareunan kuvaketta napsauttamalla. Tallenna aineisto koneellesi jatkokäsittelyä varten.
Alla on esimerkki pdf-kirjeestä, jossa käytetty valmista kirjepohjaa.
Alla on esimerkki kirjeestä, johon on tulostunut Viesti-kentän sisältö valmiin kirjepohjan päälle. Kirjepohja-osuus alkaa Tervetuloa jäseneksi! -otsikosta.
Tulostettavat kirjeet tallentuvat osaksi viestintäarkistoa viestin ensimmäisessä vaiheessa annetulla otsikolla. Jos lähetyksessä käytettiin valmista kirjepohjaa, ei arkiston puolella näy viestin sisältöä.
