Kirje

Voit ladata Sensen viestintätyökaluun kirjepohjan PDF-muodossa. Sensessä kirjepohjan vasempaan yläkulmaan tuodaan viestin kohteena olevien henkilöiden nimet ja osoitteet.

Kirje voidaan toimittaa yhdelle kohdejäsenelle tai suuremmalle vastaanottajoukolle, esim. kaikille aktiivisille jäsenille. Aineisto siirtyy tulostettavaksi ja kuoritettavaksi Card Plussalle, josta kirjeet toimittuvat eteenpäin Postin toimittamana. Kyseessä on maksullinen lähetys, jonka hinnoittelu noudattaa voimassa olevaa transaktiohinnastoa. 

Avoine laskuttaa liittoa lähetetyistä viesteistä toteutuman mukaan. Kuukauden vaihtuessa lähetämme erittelyviestin ilmoittamaanne sähköpostiosoitteeseen. Tämän raportin pohjalta on mahdollista suorittaa ns. läpilaskutus eli laskuttaa yhdistyksiä heidän lähettämistään viesteistä. 

Mikäli kukaan organisaatiostanne ei saa ko. erittelyä tai raportti lähettyy väärälle henkilölle, ilmoitathan asiasta ja kohdeosoitteesta asiakaspalveluumme: asiakaspalvelu@avoine.fi.

Kirjeessä voidaan käyttää valmista kirjepohjaa, joka on työstetty esim. wordissa ja tallennettu pdf-muotoon. Tällöin on tärkeä huomioida painon edellytykset pohjan asettelulle:

Kirjeen ensimmäisellä sivulla tulee olla tyhjää 11 senttiä ylälaidasta, ja reunoissa tulee olla 1,3 sentin marginaalit. Ylhäällä ja alhaalla tulee olla 1 sentin marginaalit. 2. sivusta eteenpäin ei ole vastaavia rajoituksia.

Toinen vaihtoehto on laatia kirjeen sisältö per lähetys eli määrittää itse kirjeen teksti. 

Toimi seuraavasti:

1. Hae kohdehenkilö tai kohdejoukko
2. Oikea reuna: Lähetä viesti
3. Määritä viestin sisältö:
   • Lähetystapa = Kirje
   • Määritä otsikko > Tämä näkyvillä viestintäarkiston puolella.
   • Valitse mahdollinen liite > Tähän viestintätapaan ei saada mukaan liitteitä eli tämä voidaan sivuttaa
   • Kirjoita jotain Viesti-kenttään siinäkin tapauksessa, että käytät valmista kirjepohjaa, koska tämä on pakollinen kenttä.
     • Tärkeää: Mikäli kopioit kirjeen sisällön Word-pohjasta, kiinnitä huomiota tekstin asetteluun kirjeen esikatselunäkymässä. Tekstikenttää käyttämällä kirjeen sisältö ei tulostuksessa sivutu. Ts. jos tekstiä on sen verran paljon, ettei se mahdu lopulta yhdelle sivulle, jää kirjeen loppuosa kirjeen ulkopuolelle ja lähetyksen toinen sivu pysyy tyhjänä. Monisivuisen kirjeen kohdalla on käytettävä PDF-pohjaa ja tähän löydät ohjeistusta alempaa.

Napsauta Siirry lähetystapakohtaisiin asetuksiin -painiketta.

Lähetysasetuksien puolella voit määrittää 

• Väri: Värillinen vai mustavalkoinen
• Kirjeluokka: 2.luokka (oletus) vai 1.luokka
• Tulostus: Yksipuolinen vai Kaksipuolinen (hinnoittelu pohjautuu tulostuspintoihin, ei sivumäärään)

Mikäli käytät valmiiksi laadittua kirjepohjaa, jossa tekstisisältöä, tyhjennä tällöin Kirjeen teksti -osio. Näin valmistetaan, että kirjepohja pysyy alkuperäisenä eikä tekstiosion sisältö asetu pohjan päälle. 

Poikkeuksena tilanne, jossa kirjepohjassa on vain logo ja mahdollinen alabanneri eli pohjassa itsessään ei ole informatiivista sisältöä.

Kirjeen PDF-pohjan käyttäminen kirjeenä ja sen lataaminen

Huomiolle: Mikäli käytät kirjeesi pohjana PDF-muodossa olevaa kirjettä, muista huomioida sen asettelussa kirjeen yläreunaan tulostuvat vastaanottajan tiedot. Sijoita kirjeen 1.sivun teksti alkamaan A4:n puolivälistä, jotta yläreuna jää vapaaksi.

1. Napsauta Tulostettavan kirjeen pohja-osion Valitse-painiketta
2. Lataa kirjepohja palvelimelle valitsemaasi kansioon
   • Omat -kansio: tänne ladatut ovat vain sinun itsesi käytettävissä
   • Jaetut -kansio: Nämä ovat kaikkien ko. lähetystoimintoa käyttävien käytettävissä

Kun olet ladannut uuden kirjepohjan tai sinulta löytyy jo käytettävä kirjepohja, saat valittua sen tuplanapsauttamalla ko. tiedostoa.

Kun olet kirjoittanut "kertakäytettävän" viestin tai valinnut valmiin kirjepohjan (ja tyhjentänyt tekstiosion), jatka eteenpäin napsauttamalla Jatka esikatseluun -painiketta. Ei ole suositeltavaa käyttää sekä itse asettamaa tekstiä ja valmista pohjaa, koska nämä eivät asemoidu keskenään oikein. Kirjoitettu teksti menee helposti pohjan päälle. 

Lopputulema: 

Viestin esikatselussa näet viestin lopputuleman. Voit suurentaa ja pienentää esikatselua - ja + -painikkeilla. Mikäli kohdejoukkosi sisältää useamman kohdehenkilön, on esillä tämän joukon ensimmäinen kirje. 

Jos et ole tyytyväinen lopputulokseen, voit palata edelliseen vaiheeseen Takaisin-painikkeella. 

Huomiota kannattaa kiinnittää osoitteen asettumiseen mahdollsen pohjassa olevan logon kanssa. Osoitteen lisäksi tähän osioon tulostuu postitustiedot. 

Kirjepohjan päälle asettuvat tiedot asemoidaan kiinteiden määrityksien mukaisesti, joten asettelun korjaamiseksi on käytettävää pohjaa muokattava. Esim. logon paikkaa nostettava ylemmäksi.

On tärkeää, että lopputulema tarkistetaan esikatselunäkymässä. Näin varmistetaan, että tulostukseen siirtyvä kirje on sisällöltään oikeellinen. Mikäli todetaan ettei näin ole, voidaan lähetys vielä perua ja tehdä sisältömääritykset uudelleen.

Kun lopputulema on todettu olevan ok, saat viimeistelytä lähetyksen napsauttamalla Lähetä viestit-painiketta. Tämän myötä aineisto siirtyy samantien ja kokonaisuudessaan eteenpäin CardPlussan puolelle tulostusta ja kuorittamista varten. CardPlussalta kirjeet lähtevät postiin lähtökohtaisesti 1-3 päivän sisällä.

Lähetys logittuu viestintäarkistoon lähetykselle määritetyllä Otsikko-tiedolla.