Laskutusopastus Ankkurin ja Sebaconin pääkäyttäjille
Tämä sivu tarjoaa verkko-opastusvideoita Ankkurin ja Sebacon rekistereiden pääkäyttäjille, jotka vastaavat jäsenrekisterin laskutuksista.
Videot pohjautuvat jo useampi vuosi sitten pidettyihin teemapajoihin, joissa käsiteltiin yleinen jäsenlaskutusprosessi viiden eri aihealueen kautta:
- Uuteen jäsenvuoteen valmistautuminen
- Jäsenlaskutuksen tekeminen
- Virhemaksulistauksen ylläpito
- Maksumuistutuksien lähettäminen
- Lasku- ja suoritustiedot sekä niiden raportoiminen
On tärkeä pitää mielessä, että käytössänne oleva rekisteri saattaa olla joiltain osin asiakaskohtaisesti mukautettu tai nk. ay-ankkuri, jolloin video-oppaiden sisältö ei sellaisenaan teille sovi. Jos olet epävarma, miten jäsenlaskutukseen liittyvät prosessit menevät juuri teidän rekisterissä, olethan yhteydessä asiakaspalveluumme.
Jäsenlaskutukseen liittyy oleellisesti maksuliikennepalvelut. Suosittelemme katsomaan tähän aihealuueeseen liittyvän verkko-oppaan ennen kuin siirryt alla oleviiin materiaaleihin.
1. Uuden jäsenvuoden laskutusvalmistelut
Uusi jäsenvuosi voi tuo mukanaan hintamuutoksia, uusia jäsenlajeja tai mahdollisesti jopa uusia tilinumeroita. Tässä videossa käydään teoriatasolla läpi ne valmistelevat toimet, joilla pohjustetetaan tulevaa massalaskutusta.
Videon kesto: 32 min
2. Jäsenlaskutusprosessin läpikäynti
Vuoden ensimmäinen laskutus voi tuntua hyvinkin jännittävältä, koska kyse on oikeasti keskeisestä toiminnosta, joka useasti käynnistää uuden jäsenvuoden.
Tässä videossa käydään läpi teoriatasolla massalaskutuksen vaiheet (testilaskutus sekä tuotantolaskutus) ja myös se, mitä laskutuksen jälkeen rekisterissänne tapahtuu.
Videon kesto: 52 min
3. Virhemaksulistan ylläpito
Pääkäyttäjän vastuulla on ylläpitää virhemaksulstaa, jonne kohdistumattomat suoritukset päätyvär odottamaan manuaalista kohdistamista. Listan läpikäyminen on tärkeää eteenkin ennen karhulaskutusta, jotta jäsenten maksutilanteet ovat ajantasalla.
Tässä videossa käydään läpi teoriatasolla syyt, miksi suoritus ei kohdistu ja millä tavoin suorituksia voidaan käsitellä virhemaksulistan puolella. Lisäksi esillä on se, miten jäsenelle luodaan uusi lasku hyvitetyn laskun tilalle.
Videon kesto: 45 min
4. Maksumuistutuksien lähettäminen
Maksamattomien jäsenten karhulaskuttaminen on yksi rekisterin perustoiminnoista. Maksumuistutuksien kohdejoukkona ovat aktiiviset jäsenet, joiden jäsenmaksu on myöhässä tai osittain suoritettu.
Tässä videossa esitellään ennen maksumuistutuksien lähettämistä läpikäytävät ylläpitotoimet sekä käsitellään karhulaskutus teoriatasolla.
Videon kesto: 40 min
5. Lasku- ja suoritustiedot sekä niiden raportoiminen
Rekisteri sisältää Maksuntarkkailu- ja Suoritusraportit, joiden avulla pääkäyttäjä voi tarkastella jäsenlaskutilannetta jäsenvuoden aikana. Hakuja ja raportteja voidaan tehdä myös omiin tarpeisiin pohjautuen käyttäen rekisterin hakutyökalua.
Tässä videossa käydään läpi teoriatasolla Maksuyhteenveto- ja Suoritukset-välilehtien sisällöt, niihin pohjautuvat valmiit raportit sekä nostetaan esimerkkien kautta esille ideoita itse tehtävistä hauista.
Videon kesto: 45 min