Käyttöoikeudet

Tietoturvallisuuden vuoksi on tärkeää, että rekisteriin pääsevät kirjautumaan vain ne henkilöt, joilla on perusteltu oikeus käsitellä rekisterin tietosisältöä. Mikäli yhdistysväellä on pääsy rekisteriin, korostuu ylläpidon tärkeys, koska tähän liittyvät vastuut ovat useasti määräaikaisia. 

Myös liittotason käyttäjien kohdalla on kiinnitettävä huomioita työsuhteiden päättymisiin ja mahdollisiin sijaisuuksiin. 

Sense tarjoaa kaksi erilaista tapaa ylläpitää käyttäjäoikeuksia ja projektin yhteydessä on päätetty, kumpi tapa sopii paremmin rekisterikokonaisuuteen.

1. Tehtäviin sidotut käyttöoikeudet

Yhdistystason käyttäjillä käyttöoikeus on useasti sidottu suoraan tehtävään, esim. yhdistyksen puheenjohtaja, sihteeri tai jäsenasioidenhoitajan rooli muodostaa automaattisesti oikeuden käyttää rekisteriä ko. yhdistyksen nimissä. Myös liittotason käyttäjiä voidaan ylläpitää tehtävien kautta.

Mikäli tehtävä, joka oikeuttaa rekisterin käyttöön, on aktiivinen, pääsee henkilö tällöin kirjautumaan rekisteriin. Jos tehtävä on määräaikainen, voidaan jo rivin lisäysvaiheessa määrittää sille päättymispäivä. Tehtävän päättyessä päivämäärän mukaisesti, sulkeutuu samalla henkilön rekisterin käyttöoikeus. 

2. Käyttäjät-entiteetti

Toinen tapa ylläpitää käyttöoikeuksia on erillinen entiteetti, johon tallennetaan vain käyttäjien tietoja. Tämä tapa valitaan useasti silloin, kun rekisterin käyttö rajoittuu vain organisaation työntekijöiden keskuuteen.

Käyttäjät-entiteetin puolelle tallennetaan henkilön perustiedot (nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä määritetään rooli, jolla hän rekisteriä käyttää. Myös tässä roolin status on avainasemassa.

Vinkki: Pääkäyttäjällä on hyvä olla nimissään kaikkien käyttössä olevien käyttäjäryhmien tunnukset. Näin oikeusmäärityksen oikeellisuudesta voidaan pitää huolta sekä opastaa rekisterin käyttäjiä aina ko. henkilön käyttöoikeuden kautta.