Pyöreitä vuosia täyttävät
Miltei jokaisessa rekisterissä on mukana Syntymäpäivä-kenttä. Tämän kentän pohjalta on helppo tehdä hakuja pyöreitä vuosia täyttävistä jäsenistä.
Juhliva jäsenjoukko voidaan viedä Exceliin, lähettää onnittelut Sensen kautta hyödyntäen rekisterin omia viestintätoiminnallisuuksia tai tehdä kohdejoukosta tarrat onnittelukortteihin liimattavaksi. Onnittelutapoja on monia!
Sense tarjoaa monipuoliset hakuvaihtoehdot hakea kohdejoukkoa ja alle on kuvattu kenties ne yleisimmät tavat käsitellä jäsenmassaa Syntymäpäivä-kentän pohjalta.
Kun haut kertaalleen tekee ja tallentaa jatkokäyttöä varten, elävät haku ajassa; Tallennettua hakua ei kiinnitetä tiettyyn vuoteen, vaan Sense tekee laskentaa taustalla syntymävuoteen peilaten ja tämän vuoksi lopputulema päivittyy aina uuden jäsenvuoden mukaisesti.
Kun hakuja ja niistä tehtyjä Excel-vientejä tallentaa admin-käyttäjänä, voi niitä jakaa käyttöoikeuden muille käyttäjäryhmille.
Jaettavia hakuja ei ole tarve rajata organisaatiotasolla, koska rekisterin käyttöoikeusmääritykset pitävät huolen siitä, että käyttäjät näkevät vain ne henkilöt, joihin heillä on oikeus.
Kuluvassa kuussa 60-vuotta täyttävät
Hakuehtona käytetään tässä tapauksessa "oli tiettynä kuuna … vuotta sitten". Hakuehtoon määritetään kuukausi, jonka mukaan kohdejoukkoa rajataan sekä ikä-tieto, jonka edustajat halutaan nostaa esille.
Hakuehdon lisääminen päivittää kohdejoukon ja muuta ei tarvitse tehdä.
Kuluvana vuonna pyöreitä vuosia täyttävät
Kun halutaan tietää pyöreitä vuosia täyttävät koko vuoden ajalta, käytetään hakuehtona "oli tiettynä kuuna … vuotta sitten". Koska tarkasteltava aika kattaa koko vuoden, ei hakua rajata tiettyyn kohdekuukauteen.
Alla on esimerkki siitä, miten haetaan kuluvana vuonna 70-vuotta täyttävät.
Mikäli kohdejoukko halutaan pitää vain 70-vuotiaissa hakuehdon lisäämisen jälkeen lopputulos on valmis.
Jos tarve on hakea samaan hakuu myös muita vuoden aikana pyöreitä vuosia täyttävät, voidaan hakuun lisätä muut ikämääritykset ja tällöin otetaan käyttään Mikä tahansa -hakuehtoryhmä.
Alkuvuonna syntymäpäiviään viettävät
Alle on kuvattu se, miten haetaan ensimmäisen vuosineljänneksen aikana 50-vuotta täyttävät aktiiviset jäsenet.
Hakuehtona käytetään tässä tapauksessa "oli tiettynä kuuna … vuotta sitten".
Hakuun määritetään
a) kohdekuukausi = tammikuu ja vuodeksi 50 > Lisää valita
b) kohdekuukausi = helmikuu ja vuodeksi 50 > Lisää valinta
c) kohdekuukausi = maaliskuu ja vuodeksi 50. > Lisää valita
Huomioitahan, että nämä kolme ehtoa on sijoitettava Mikä tahansa -osioon, jotta hakuyhtälö on lopulta JOKO tammikuu TAI helmikuu TAI maaliskuu.
Samaan hakuun 50-, 60- ja 70-vuotta täyttävät?
Yllä kuvatulla logiikalla voidaan tehdä laajempi haku muista juhlittavista merkkipäivistä ja tosiaankin kun haun tallentaa, on se käytössä ja toiminnassa tulevaisuudessakin.
Hakuehtoa täydennetään käyttötarpeesta riippuen muilla ikävuosilla: Mikä tahansa-ehtihin lisätään vielä tammikuu/60v, helmikuu/60v, maaliskuu/60v, tammikuu/70v. jne.
Useamman ikävuoden huomioinen yhdessä haussa vaatinee toki pohjustustyötä, mutta kantaa pitkälle!
Mikäli samaan hakuun laittaa myös muun ikävuoden juhlijoita, kannattaa kohdejoukko viedä Exceliin ja ottaa mukaan nimi ym. tiedot sekä syntymäpäivä ja ikä-tieto. Näin Exceliä voidaan jatkokäsitellä kunkin käyttäjän toimesta.