Tuotteiden laskuttaminen
Tuotelaskutus
Tilauksien laskuttamisen voit tehdä joko massana suuremmalle kohdejoukolle tai laskuttaa yksittäisiä henkilöitä.
Laskutus tapahtuu samalla tapaa, on kyse sitten kertalaskutettavasta tuotteesta (esim. lehden 12kk määräaikainen tilaus) tai toistuvasta palvelusta (esim. lahjoitus). Tärkeää on, että
a) Tilaustiedot on tallennettu henkilöiden taakse
On erittäin suositeltavaa, että palvelu-tyyppisiä tilauksia laitetaan aina alkamaan niin, että ne alkaa jonkun laskutussyklin alussa. Esimerkiksi kalenterivuosittain laskutettavia tilauksia on syytä laittaa alkamaan 1.1. ja kuukausittain laskutettavia tilauksia on hyvä laittaa alkamaan ensimmäisen laskutettavan kuukauden ensimmäisestä päivästä. Myös vuosittain (12 kk tilausjakson) laskutettavia tilauksia on hyvä laittaa alkamaan aloituskuukauden ensimmäisestä päivästä.
b) Tuotehinnasto on ajantasalla, koska laskutus tapahtuu aina laskutushetkellä voimassa olevan hinnan mukaisesti (pl. tuoteriville kirjattu erikoishinta).
c) Mikäli käytätte Netvisoria, on tärkeä varmistaa, että kohdehenkilön / -joukon tiedot ovat ajantasalla. Näin ollen on hyvä päivittää Netivisorin asiakasaineisto ajantasalle, oikea reuna: Käynnistä toiminto > Päivitä asiakas netvisoriin.
Massalaskutus: Työkalut > Tuotelaskutus
Tällä toiminnolla laskut saadaan kirjattua sekä lähetettyä eteenpäin.
Ennen laskutusta on hyvä tehdä valmis haku rekisterin työpöydälle, joka kerää kasaan oikean kohdejoukon, jota laskutetaan. Samanjaksoiset tuotteet voidaan kerätä samalle laskulle, joten haut kannattaa tehdä tämän mukaisesti. Esim.
- Aktiiviset henkilöt, joilla aktiivinen kk-lahjoitus
- Aktiiviset henkilöt, joilla aktiivinen vuosilahjoitus
- Aktiiviset vuosikertatilaukset
- Aktiiviset toistaiseksi voimassa olevat tilaukset
- Kvartaaleittain laskutettavat kerhon/jumpan Y osallistujat
- Kaikki tapahtumaan X osallistuvat
Mikäli kyse on toistuvasta palvelusta (esim. kk-lahjoitus tai jatkuva lehtitilaus), voidaan samaa hakua käyttää laskutuksen kohdejoukkona myös seuraavalla kerralla ja tämä kannattaa huomioida haun nimessä sekä hakukriteereissä.
Tuotelaskutus etenee seuraavasti:
- Määritä tuote / tuotteet, joita laskutat,
Tässä on usein selkeintä valita samaan ajoon vain sellaisia tuotteita, joilla on sama laskutussykli (1kk vs. 12kk).
Laskutukseen otetaan vain valitsemasi tuotteiden tilaukset. - Määritä alku- ja loppupäivämäärä jaksolle, jolta haluat kerätä laskutettavat tilaukset.
Esimerkki A) 1.1.2021 ja 31.1.2021 >> hakee kaikki valitsemasi tuotteiden tilaukset, jotka ovat voimassa tammikuussa 2021 JA tilausta ei ole laskutettu vielä lainkaan tai aikaisemmin laskutettu jakso päättyy vasta valitun jakson jälkeen.
Tämä soveltuu hyvin, kun haluat laskuttaa kuukausittain 1kk tilauksia tai 12 kk tilauksia aina silloin, kun seuraava laskutettava jakso alkaa.
HUOM! Kun valitset näin ja olet valinnut tuotteita 12 kk laskutussyklillä, niin näiltä laskutetaan 1.1. alkaen 12 kk jaksoa, mikäli tilausta ei ole laskutettu koko tammikuun osalta vielä.
Esimerkki B) 1.1.2021 ja 31.12.2021 >> hakee vuoden aikana aktiivisena olevat tilaukset, joilta ainakin osa vuodesta on laskuttamatta.
Tämä soveltuu hyvin, kun haluat laskuttaa vuosittain aina tasan kalenterivuoden kattavia 12kk tilauksia. EI sovellu, kun haluat laskuttaa kesken vuotta alkaneita 12kk tilauksia, joita halutaan jatkuvan kalenterivuoden yli. Käytä tällöin esimerkin A mukaista tapaa.
HUOM! Kun valitset näin ja olet valinnut tuotteita 1 kk laskutussyklillä, niin näiltä laskutetaan useampi sykli (ellei tätä ole rekisterin tausta-asetuksissa erikseen estetty). - Määritä laskutuksen kohdejoukko
Valitse tallennettujen hakujen joukosta se, jota vasten laskutus tehdään. Vain kohdejoukon alta haetaan tilauksia laskutukseen. Jos kohdejoukon ulkopuolella olevilla on samanlaisia laskutettavia tilauksia, niin eivät tule tähän laskutusajoon mukaan.
=> Seuraava-painike
Seuraavalla Varmistus-sivulla on koonti kohdejoukosta ja siitä mitä toiminto tekee. Näihin oletusmäärityksiin ei tarvitse tehdä muutoksia.
Huom. Lähetä Netvisoriin-kohta on esillä ja aktiivisena, vaikka tämä ei ole käytössä.
Eräpäivä oletuksena + 14vrk, voidaan muuttaa toiseksi
=> Vahvista –painike (Laskut toimittuvat eteenpäin automaattisesti vahvistuksen jälkeen)
Yksittäislaskutus vaiheittain : Käynnistä toiminnot -valikko
Tällä tavalla laskuttaessa on hyödynnettävä useampaa eri toimintoa, jotta prosessi menee läpi sekä laskut lähettyvät eteenpäin.
Samalla tavalla voi myös laskuttaa massana haluttua kohdejoukkoa, mikäli on tarpeellista tehdä yksi laskutusvaihe kerrallaan ja tuotetilaukset on kaikille luotu.
Mikäli olet laskuttamassa yksittäistä henkilöä, käy ensin määrittämässä laskutettavan tuotteen (ja mahdollisen alennuksen). Kun haluat aloittaa laskutusta vaiheittain yksittäiselle tai kohdejoukolle, niin avaa henkilön tiedot tai haku kohdejoukosta ja toimi näin:
- Valitse Käynnistä toiminto > Kerää tuotelaskut.
Tämä toiminto muodostaa laskutusrivin. - Tämän jälkeen Käynnistä toiminnot > Luo tuotelaskut
Tämä toiminto luo laskun, joka tulee näkyviin henkilön Laskut -välilehdelle - Toimita lopuksi lasku(t) eteenpäin:
- Jos käytössä Netvisor: Käynnistä toiminnot > Laskuta (Muista ensin päivittää asiakastiedot Netvisoriin. Netvisorissa tehtävät toiminnot löytyvät Netvisor -ohjeista.)
- Jos käytössä Sensen oma laskutus: Käynnistä toiminto > Sense-laskutus: Laskuta