Laskutettavat tuotteet
Ensin pitää olla tuotteita, joita laskuttaa. Tuotteita voi olla rajaton määrä.
- Klikkaa Työkalut > Tuotteet > Lisää uusi
- Anna tuotteelle nimi (pakollinen) ja tarvittaessa kuvaus.
- Valitse tuotteen tyyppi (pakollinen). Vaihtoehtoina ovat Tuote tai Palvelu
- Tuote valitaan silloin, kun laskutus tehdään kertaluontoisesti.
- Palvelu valitaan silloin, kun laskutus tehdään tietyn määräajoin (kerran kuukaudessa, kolmen kuukauden välein, kerran vuodessa jne).
- Määrittele tuotteelle hinta. Hinnaksi annetaan kertalaskutuksen euromäärä sekä palvelun ollessa kyseessä laskutussyklit.
Tuotetta lisätessä tai muokatessa näet ohjetekstin oikealla, jossa kerrotaan, onko hinta lisättävä verottomana vai verollisena. Tämä riippuu tausta-asetuksesta, joka määrittää lisätäänko tuotehintaan siihen valittu arvonlisävero päälle automaattisesti vai käsitelläänkö hinta verollisena hintana. Asetus on tarvittaessa vaihdettavissa ja se koskee aina kaikkia tuotelaskutuksen tuotteita.
Hintaesimerkkejä:- Tuotteen yksikköhinta, esim. Pinssi 5,00€
- Palvelu-tyyppiseen tuotteeseen esim.
- Hinta 20 € ja laskutus kolmen kuukauden välein, vuodessa maksettava summa on 4 x 20 €.
- Hinta 10 € ja laskutus yhden kuukauden välein, vuodessa maksettava summa on 12 x 10 €.
- Hinta 50 € ja laskutus kahdentoista kuukauden välein, vuodessa maksettava summa on 1 x 50 €.
- Kategoria on raportoinnillinen kenttä ja tällä voidaan "luokitella" erityyppisiä tuotteita (Tapahtuma, lehtilasku, lahjoitus, jäsenmaksu jne.)
- Mikäli laskutetaan Netvisor-ohjelmalla:
Netvisorin tuotekoodiksi voi itse keksiä sopivan tuotekoodin. Tuotekoodin kentän voi jättää myös tyhjäksi, jolloin koodi muodostuu automaattisesti. Jos haluat käyttää Netvisorissa jo olevia tuotteita/tuotekoodeja, niin keskustele asiasta Vitec Avoinen asiakaspalvelun/projektipäällikön kanssa. - Koontiluokka määrittää samalla tuotelaskulla laskutettavat tuotteet. Eri koontiluokille voidaan myös asettaa oma tilinumero ja omat laskun saatetekstit, jotta koontiluokkaan kuuluvat laskut voidaan laskuttaa näillä tiedoilla.
Kaikki tuotteet, jotka halutaan samalle laskulle, tulee olla samassa koontiluokassa. Voit myös jättää koontiluokan pois kaikista tuotteista, jotka saavat tulla samalle laskulle. Ilman koontiluokkaa käytetään organisaation oletustilinumeroa eikä laskun saatetekstejä lisätä.
Koontiluokka on siis hyvä käyttää ja voidaan myös luoda yleinen koontiluokka, jotta saadaan saatetekstit käyttöön. Tarvittavien koontiluokkien lisäämisestä on aina hyvä keskustella Vitec Avoinen kanssa.
Esimerkki koontiluokan käytöstä:
Jos lahjoituksia voidaan tehdä eri organisaatiotasoille (liitto, piiri, yhdistys) ja nämä halutaan kaikki samalle laskulle, täytyy näillä tuotteilla olla sama koontiluokka, esim. "Lahjoitus".
Vinkki: Tuotelaskutuksessa voi aina rajata laskutusajoa vain haluttuihin tuotteisiin. Vaikka tuotteet ovat samassa koontiluokassa, niin valitsemalla vain tietyn tuotteen laskutuksen käynnistyksessä, laskulle kerätään vain kyseisen tuotteen tilauksia eikä muita samaan koontiluokkaan kuuluvia tuotetilauksia, jos näiden tuotteita ei ole valittu mukaan.
Vinkki: Mikäli tuotteisiin liittyy laskutusta ulkomaille, on joskus luotava omat tuotteet ilman alv-osuutta ja lisäksi tuotteet alv-osuuden kera ulkomaan myyntiä varten. Jos tällainen tarve on, kannattaa varmistaa Vitec Avoinen asiakaspalvelusta (asiakaspalvelu@avoine.fi) miten alv-osuuksien kanssa kannattaa tuotteiden asetuksissa menetellä.