Sisäinen dokumentaatio

Sisäinen dokumentaatio on tärkeä osa pääkäyttäjän tehtäviä. Dokumentaatioon voi kuulua esimerkiksi pääkäyttäjän laatimat rekisterin käyttöohjeet, vuosikellon ylläpitäminen, yksittäisiä prosesseja koskeva dokumentaatio sekä GDPR:n mukaiset tietosuojaohjeistukset.

Käyttöohjeet

On tärkeä muistaa, että vaikka Avoine onkin jäsenrekisterinne tekninen toimittaja, meillä ei ole tietoa siitä, kuinka teillä on tapana käyttää rekisteriä järjestönne arjessa. Tarvittaessa Avoinen asiantuntijat voivat auttaa käyttöohjeiden laatimisessa esimerkiksi rekisteriprojektin yhteydessä, mutta myöhemmässä vaiheessa asiakas itse on arkisten käytäntöjensä paras asiantuntija. 

• Mikäli Sebacon- tai Ankkuri-rekisterissänne on uudempi käyttöliittymä, sen yhteydessä on yleistason käyttöohjeet.
• Sense Jäsenrekisterin käyttöohjeet löytyvät osoitteesta https://senseohjeisto.avoine.fi/

Rekisterinpitäjän on varmistettava, että jokainen rekisterin käyttäjä on tutustunut käyttöohjeisiin. Yleisohjeiden lisäksi pääkäyttäjän kannattaa käyttää aikaa erilaisten rekisteriä koskevien prosessien dokumentointiin. Tämä on erityisen tärkeää, jos jäsenrekisteriinne on tehty paljon asiakaskohtaisia mukautuksia. 

Pääkäyttäjän vaihtuessa uusi pääkäyttäjä jää helposti tyhjän päälle, mikäli vanha pääkäyttäjä ei ole ylläpitänyt ajantasaista dokumentointia tai hoitanut uuden pääkäyttäjän perehdytystä asianmukaisesti.

Vuosikello

Vuosikello on vuoden mittaisen ajanjakson kuluessa tapahtuvien toimintojen aikataulu, joka voidaan esittää sanallisesti tai graafisena kuvauksena. Vuosikellojärjestelmää käytetään usein yritysten ja julkisten yhteisöjen hallinnossa. Sen avulla on helpompi hahmottaa vuoden tapahtumat kokonaisuutena. Vuosikelloon merkittyjä tapahtumia voidaan tarvittaessa vuoden aikana  tarkentaa. 

Suosittelemme pääkäyttäjää kirjaamaan vuoden tärkeimmät toiminnot vuosikelloon tai muuhun vastaavaan dokumenttiin, jota seuraamalla on helppo varmistaa, että tarvittavat jäsenrekisterin hoitoa koskevat toimenpiteet tulevat tehdyiksi oikeaan aikaan. Vuosikello auttaa hahmottamaan rooliin kuuluvat tehtävät ja rekisterinpitäjän arjen kulun vuositasolla.

GDPR-dokumentit

GDPR-asetuksen mukaan rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan esimerkiksi viranomaisille, että henkilötietojen käsittelyn periaatteita, kuten esimerkiksi tietojen säilytyksen minimointia, turvallisuutta ja 
täsmällisyyttä on noudatettu asianmukaisella tavalla. Lisäksi on pystyttävä osoittamaan, kenellä kaikilla on pääsy rekisterissä oleviin henkilötietoihin. 

Olemme solmineet kaikkien asiakkaidemme kanssa henkilötietojen käsittelysopimuksen, sillä asiakaspalvelussamme saatetaan toisinaan joutua käsittelemään rekisterissänne olevia jäsentietoja.  Jäsenrekisteriä koskevat GDPR-dokumentit kannattaa laittaa kuntoon yhteistyössä tietosuojavastaavan kanssa.