Maksuliikenne

Pääkäyttäjän vastuulla on tuntea jäsenrekisteriin kytketyt maksuliikennepalvelut. Jäsenrekisterin yhteydessä voidaan käyttää esimerkiksi seuraavanlaisia maksuliikennepalveluita:

• Viitenoudot ja konekielinen tiliote
• Paperilaskut, sähköpostilaskut ja E-laskut
• Yritysten verkkolaskut (Sense Jäsenrekisterissä)
• Verkkomaksaminen

Video-opas maksuliikennepalveluihin löytyy tämän linkin takaa (avautuu uuteen välilehteen).

Verkkomaksut

Jos  jäsenrekisteriin on integroitu esimerkiksi lisenssikauppa tai tapahtumahallinta, ostojen ja tapahtumiin ilmoittautumisen yhteyteen voidaan liittää verkkomaksaminen esimerkiksi Maksuturvan tai Paytrailin kautta. Verkkomaksamiseen liittyvä sopimus tehdään asiakkaan ja maksupalvelun välillä, mutta hoidamme Avoinella rajapinnat ja palvelun käyttöönoton kuntoon.

Maksuliikenne Sense Jäsenrekisterissä

Maksuliikenne Sense Jäsenrekisterissä tapahtuu yleensä Netvisorin tai Sense Invoice Sending -järjestelmän eli "Sissin" välityksellä. Lisää voit lukea Sense Jäsenrekisterin ohjesivustolta.

Loppuosa tämän sivun ohjeistuksista koskee Sebacon-rekisterien (Ankkuri ja Ay-Ankkuri) maksuliikennettä.

Maksuliikenne Sebacon-rekistereissä

Jäsen- tai lehtimaksuihin liittyvän tilin vaihtuessa pääkäyttäjän on oltava hyvissä ajoin yhteydessä asiakaspalveluumme.

Sebacon-pohjaisten rekistereiden (Sebacon, Ankkuri, Ay-Ankkuri) ja pankkien välinen yhteys mahdollista maksuliikenneaineistojen välittämisen rekisterin ja pankin välillä. Seuraavat ohjeet kannattaa lukea, jos olette ottamassa käyttöön esimerkiksi uusia viitteitä tai konekielisiä tiliotteita tai vaihtamassa rekisteriinne liitettyä pankkitiliä.

Muutoksen ajankohta

Paras ajankohta pankkiyhteyden vaihdolle on silloin, kun maksurintamalla on hiljaista. Esimerkiksi vuoden suurimman jäsenlaskutuksen aikana tai heti sen jälkeen muutosta ei kannata tehdä, koska tuolloin pankkitilillä on eniten maksuliikennettä ja rekisteriarjessa tapahtuu paljon asioita. Hyvä ajankohta muutokselle on vaikkapa loppusyksy, jolloin jäsenlaskutus maksumuistutuksineen on jo tehty.

Ajankohdan suunnittelussa on hyvä pitää mielessä otolliset tilaisuudet siitä viestimiseen. Jos muutos saadaan osumaan esimerkiksi sopivasti jäsenlehden tai -tiedotteen julkaisun tienoille, tämä on oivallinen väylä tiedottaa muutoksesta.

On tärkeää, että olette yhteydessä asiakaspalveluumme hyvissä ajoin, mikäli suunnitelmissanne on vaihtaa joko pankkia tai pelkästään rekisteriin liitettyä tiliä. Suunnittelussa on tärkeää huomioida, ettei muutosta saa vietyä läpi muutamassa päivässä, vaan siihen on hyvä varata aikaa jopa viikkoja.

Valtakirja

Voitte pyytää Avoinen asiakaspalvelusta valtakirjan, jonka toimitatte pankkiin. Tällä valtakirjalla valtuutatte Avoinen noutamaan maksuaineistoja tililtänne. Pankki avaa yhteydet tämän valtakirjan pohjalta. Lisäksi valtakirja sisältää kaikki pankin kannalta olennaiset tiedot maksuliikennepalveluiden kytkemistä varten.

Tarvitsemme valtakirjan valmistelua varten seuraavat tiedot:

1. Pankkiryhmästä ja tilinumero
2. Maksuliikennepalvelut, jotka haluatte ottaa käyttöön

Toimitamme teille valtakirjan, johon täydennätte perustietonne sekä päivämäärän, jolloin valtuutus astuu voimaan. Täydennetty valtakirja toimitetaan pankkiin ja sen kopio voidaan toimittaa Avoinelle sähköpostin liitteenä.

Uudesta pankista on tarkistettava, edellyttävätkö he pöytäkirjaotetta hallituksenne kokouksesta, jossa on päätetty valtuuttaa Avoine noutamaan pankkiaineistoja. Jos pöytäkirjaotetta tarvitaan, tämä on huomioitava muutoksen aikatauluttamisessa. Pöytäkirjaotteessa voi olla esimerkiksi seuraavanlainen maininta:

"Olemme myöntäneet Avoine Oy:lle oikeuden Nordea-pankin tiliin FI1234567890 maksuliikennepalveluiden välittämistä varten. Valtuutus käsittää liitteenä olevan valtakirjan mukaiset maksuliikennepalvelut.”

Maksuliikennepalveluiden käyttöönotosta ja pankkitilimuutoksista veloitamme 140 euroa (alv 0 %). Sopimus maksuaineistojen muodostamisesta tehdään asiakkaan ja pankin välillä.

Maksuaineiston muodostumisen aikataulu

Tavallisesti pankit muodostavat maksuaineistot kerran vuorokaudessa. Joidenkin pankkien kanssa on mahdollista sopia poikkeavasta syklistä, esim. kerran viikossa tai kaksi kertaa kuussa. Avoinen järjestelmien kantilta katsottuna sovitulla syklillä ei ole väliä eli maksuaineisto siirtyy rekisteriinne pankin kanssa sopimallanne aikataululla.

Hinnoittelu

Maksuliikennepalveluiden hinnoittelussa on  pankki- ja sopimuskohtaisia eroja. Pankin hinnoittelu voi pohjautua esimerkiksi käsiteltävien maksutapahtumien  tai muodostettavien maksuaineistojen määrään. Jos hinnoittelu on tapahtumakohtaista, hinnoitteluun ei ole juurikaan mahdollista vaikuttaa. 

Mikäli hinnoittelu pohjautuu maksuaineistojen määrään ja pankin kanssa on mahdollista sopia poikkeavasta syklistä, maksuaineistojen muodostusaikatauluksi voidaan määritellä esimerkiksi kaksi kertaa kuussa tai kerran viikossa. Kannattaa aina yrittää neuvotella pankin kanssa hinnoista. Avoinella maksuaineistojen nouto sisältyy ylläpitoon.

Voimaan astunut sopimus

Kun sopimus astuu voimaan, pankin vastuulla on muodostaa sopimuksen mukaiset pankkiaineistot sekä avata pääsy Avoinelle pankkiaineistojen noutoa varten sovittuna päivänä.

Avoinen vastuulla on maksuaineistojen noutojen aloittaminen asiakkaan ilmoittamana ajankohtana ja asiakkaan ilmoittamalta tililtä. Järjestelmämme käy tästä ajankohdasta lähtien "kurkkaamassa" kerran arkipäivässä onko pankki muodostanut aineiston ja jos on, maksusuoritukset siirtyvät rekisteriinne. Tähän ei vaikuta se, millaisen syklin olette pankkinne kanssa sopineet.

Ankkuri

Rekisterin asetuksissa täytyy olla kirjattuna tilinumeronne ja tämän tilinumeron on vastattava tiliä, johon valtuutus on tehty. Tilinumeron löydät  seuraamalla polkua: Asetukset > Asetukset: Tilinumero.

Ay-ankkuri

Organisaatio-puolella olevista tiedoista Tilinumerot-välilehdeltä on löydyttävä tilinumerotietonne sekä  IBAN-muodossa että vanhassa muodossa. Lisäksi tilinumeroon on liitettävä ne käyttötarkoitukset, joihin tiliä käytetään. Jos käytössänne on Yrityksen maksut-palvelu, tarvitaan tällöin myös maksatustunnus (eli C2B-tunnus).

Mikäli vanha tilinne on käytössä esim. viitemaksujen vuoksi, älkää poistako tätä tiliä, mutta päivittäkää tilin käyttötarkoitukset, jotta tili ei tulostu laskuille. Pyytäkää tarvittaessa asiakaspalveluamme varmistamaan tietojen oikeellisuus.

Tilinumeron vaihtaminen

Mikäli olette vaihtaneet jäsenmaksutiliänne, on hyvä pitää vielä jonkin aikaa myös vanhaan tiliin liittyvät maksuliikennepalvelut voimassa. Tämä varmistaa, että myös vanhalla tilinumerolla maksetut suoritukset siirtyvät yhä rekisteriinne, eikä maksusuorituksia jää kirjautumatta.

Toinen vaihtoehto on, että teette vanhalta tililtänne maksuaineistojen uudelleenohjauksen uudelle tilillenne. Tästä tulee sopia erikseen pankin kanssa. Näin maksusuoritukset saadaan automaattisesti ohjattua uudelle tilillenne ja suoritustiedot siirtyvät uuteen tiliin liitettyjen maksuaineistojen kautta rekisteriinne. Jos toimitte näin, voitte päättää vanhan tilin maksuliikennesopimukset heti. Muistathan ilmoittaa asiakaspalveluumme ajankohdan, jolloin vanha tilinne poistuu käytöstä.

Mitä tehdä kun...

Maksuaineisto ei ole siirtynyt rekisteriinne

Ajoittain pankkien järjestelmissä voi olla katkoksia, joiden vuoksi rekisteriin siirrettävä maksuaineisto saattaa jäädä muodostumatta. Tämä ei vaadi teiltä toimia ja tilanne korjaantuu yleensä itsestään.

Jos kuitenkin huomaatte, että maksuaineisto puuttuu useamman päivän ajalta, on hyvä olla yhteydessä sekä pankkiinne että Avoinen asiakaspalveluun. Mikäli me Avoinella havaitsemme omissa järjestelmissämme maksuliikennekatkoksia aiheuttavan häiriön, jota emme saa ratkaisua nopealla aikataululla, tiedotamme siitä asiakkaillemme.

Haluatte muuttaa aineistojen muodostumisen sykliä

Tässä tilanteessa tulee olla yhteydessä pankkiin. On pankkikohtaista, voiko aineistojen muodostusaikatauluun vaikuttaa.

Haluatte tarkistaa mitkä maksuliikennepalvelut teillä on käytössä

Käytettävät maksuliikennepalvelut määritellään pankkinne kanssa solmitussa sopimuksessa, jota Avoinen asiakaspalvelu ei pysty tarkastelemaan. Järjestelmämme noutaa automaattisesti kaikki ne aineistot, jotka ovat muodostuneet tilillenne. os maksuliikennepalveluihinne liittyy epäselvyyksiä, olkaa yhteydessä pankkiinne. 

Haluatte suorittaa maksuja tai palautuksia suoraan rekisteristänne

Tämä palvelu on käytössä yleisesti ammattiliitoilla, jolloin jäsenmaksupalautukset sekä jäsenmaksutilitykset muodostetaan rekisterissä. Maksuaineiston siirtämiseen rekisteritä pankkiin edellyttää Yrityksen maksut -palvelun avaamisen pankin kanssa. 

Jos tämä palvelu halutaan ottaa käyttöön, tarvitaan valtuutus, joka antaa  Avoinelle luvan välittää maksuaineistoja rekisteristänne ulos päin. Tähän liittyy oleellisesti maksatustunnus, joka on ilmoitettava Avoinelle. Tunnus on yleensä y-tunnus, mutta pankkikohtaisia eroja voi esiintyä.

Jos haluatte ottaa palvelun käyttöön, kannattaa ottaa ensin yhteyttä Avoinen asiakaspalveluun ja aloittaa valtakirjan täyttämisestä.

Viitteettömät maksusuoritukset eivät siirry rekisteriinne

Jos ilman viitettä maksetut jäsenmaksusuoritukset eivät siirry rekisteriinne, on hyvä tarkistaa pankkisopimuksenne ja valtakirjanne. Pankki muodostaa ne maksuliikenneaineistot, joihin olette sopimuksen tehneet ja luovuttaa aineiston Avoinen noudettavaksi valtakirjan mukaisesti.