Tapahtumahallinta
Tapahtumahallinnasta pystyy siirtämään ilmoittautumistiedot Senseen ja liittämään osallistuminen jäsenen alle tiedoksi. Tässä ohjeessa käydään läpi Tapahtumahallintaa Sensen näkökulmasta. Tämän ohjeen lisäksi on syytä perehtyä Netvisorin ohjeisiin, jos tapahtumien laskutus on tarkoitus suorittaa Sensen kautta. On kuitenkin suositeltavaa käyttää Maksuturvaa tapahtumien laskuttamisessa, jolloin osallistuminen vahvistetaan heti maksamalla. Maksuturva tilittää suoritukset pienellä viiveellä.
Tapahtumahallinnasta siirretään kaikki tapahtumat, osallistumiset sekä maksajatiedot Senseen. Ilmoittautumislomaketta tehdessä on syytä huomioida, että Tapahtumienhallintaa käytetään vain tapahtumien hallintaan, ei Sense-rekisterin ylläpitoon. Ei siis ole suotavaa kysyä rekisterin päivitystietoja ilmoittautumisen yhteydessä vaan jäsentietojen päivittämiseen luodaan erikseen muutoslomake.
Ilmoittautumislomakkeen luominen
Sensessä pystytään kohdistamaan vain vakioidut ilmoittautumislomakkeen kentät. Nämä ovat:
- Etunimi
- Sukunimi
- Lähiosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Maa
- Sähköposti
- Puhelin
- Jäsennumero
- Henkilötunnus
- Laskun viite
Lisäksi jos tapahtumalle on määritelty erillinen maksajatieto, siirtyvät nämä tiedot myös Senseen maksajan tietoihin.
Lisäksi sellaiset valintatiedot siirtyvät, joille on asetettu jokin hinta. Valintoina voi olla radiovalinta, vetovalikko tai monivalinta (checkbox). Samassa lomakkeessa voi olla useita hintaan vaikuttavia valintoja. Tarvittaessa tapahtumienhallinnasta pystyy siirtämään myös nollahintaiset rivit, jolloin Sensen kautta laskutettaessa ne näkyvät laskulla nollahintaisena.
Tapahtumatietojen synkronointi Senseen
Tapahtumatietojen synkronointi voidaan tehdä kahdella eri tavalla: synkronoimalla kaikki (ei suositeltava, sillä toiminto kestää tovin) tai tapahtumakohtaisesti.
Kaikkien synkronointi tapahtuu Tapahtumat -välilehdeltä toiminnolla Synkkaa Senseen. Tapahtumakohtainen synkronointi onnistuu tapahtumalta Ilmoittautuneet -välilehdeltä toiminnolla Päivitä Senseen.
Tapahtuman tiedot kannattaa synkronoida Senseen vasta siinä vaiheessa kun halutaan arkistoida rekisteriin osallistumisen tiedot. Tämä siksi, koska jos osallistuja peruu ilmoittautumisensa, on osallistuminen jo tallennettu henkilön tietoihin.
Varasijoilla olijoita ei siirretä Senseen ennen kuin osallistujan tilana on Vahvistettu.
Tapahtumahallinta Sensessä
Senseen syntyy kolme uutta laaria: Maksaja, Tapahtumat ja Tapahtumailmoittautujat. Nämä laarit ovat ikään kuin kaatopaikkoja, joihin lisätään kaikki osallistumiset ja niihin liittyvät tiedot. Olennaista on siis huomioida, että jokainen ilmoittautuminen luo uuden ilmentymän tapahtumailmoittautujat -laariin. Jos siis samainen henkilö ilmoittautuu useampaan tai kaksi kertaa samaan tapahtumaan, tulee jokaisesta ilmoittautumisesta oma ilmentymä. Näitä voidaan hallita siten, että jokainen yksittäinen ilmoittautuminen linkitetään jäsenen tietoihin, jolloin osallistumisia on helppo käsitellä ja tutkia suoraan jäsentiedoista, ei tapahtumailmoittautujatiedoista.
Tapahtumailmoittautujat -laari
Tänne kerääntyy jokainen yksittäinen ilmoittautuminen. Myös nippuilmoittautumisen jokaisesta ilmoittautujasta syntyy oma ilmoittautumistietonsa. Tämän laarin tiedot ovat enimmäkseen laskutusta varten, joita käsitellään Tapahtumalaskutuksen osiossa.
Tapahtumat -laari
Tänne kerätään tapahtuman perustiedot. Nämä ovat ne tiedot, mitkä näkyvät osallistujalla itse tapahtumasta.
Maksaja -laari
Tänne kerätään kaikki maksajan tiedot, jotka on siirrettävissä Netvisoriin. Kun Tapahtumahallinnassa on määritelty erillinen maksajataho, tulevat tämän tiedot Maksaja -laariin. Muissa tapauksessa tapahtumaan ilmoittautujasta tulee myös Maksaja -laariin ilmentymä maksuihin liittyvin tiedoin. Nippuilmoittautumisissa ilman erillistä maksajaa, syntyy ensimmäisestä osallistujasta maksajatiedot, jolle osoitetaan kaikki samalla nippuilmoittautumisella ilmoitettujen henkilöiden laskurivit. Laskurivin lisätiedoissa näkyy tieto, kenen ilmoittautumisesta laskurivi on syntynyt.
Linkitys jäseneen
Mikäli linkitys on tehty jäseneen, näkyy jäsenen tiedoissa Osallistumiset -välilehti, johon kerätään osallistumistiedot kuvan osoittamalla tavalla. Näitä voidaan tutkia avaamalla kyseinen tapahtuma. Jäsenen takana olevat tiedot eivät ole laskutettavissa, vaan laskutus suoritetaan Tapahtumaosallistujat- ja Maksaja -laarien avulla.
Varsinaisesta tapahtumasta tallennetaan osallistujille laskutukseen liittyvät tiedot, jotka tulevat Tapahtumahallinnasta. Nämä tiedot ovat oletuksena identtiset Tapahtumaosallistujat -ilmentymän kanssa, mutta on mukautettavissa tarpeiden mukaan.
