Postin osoitepäivitykset

Rekisteriin voidaan kytkeä päälle joko projektin aikana tai sen jälkeen Postin osoitepäivityspalvelu. Palvelun piiriin kuuluvat Suomessa asuvat henkilöt  Kohdejoukko määritetään palvelun aktivoimisen yhteydessä asiakaskohtaisesti. 
 

Päivitystyypit 

Osoitepäivityspalvelu sisältää seuraavat päivitystyypit: 

  • Etunimimuutokset

  • Sukunimimuutokset

  • Osoitepäivitykset

  • Kuolin-tieto

  • Ulkomailla (henkilö muuttanut ulkomaille)

  • Osoite tuntematon

  • Tietojen luovutuskielto 

On hyvä huomioida, että

  • Osoitepäivitykset kohdistuvat vain Suomessa asuviin yksityishenkilöihin, ei yrityksiin tai organisaatioihin.

  • Päivitykseen piiriin siirtyvät oletuksena palvelun käyttöönottohetkellä aktiiviset jäsenet.

  • Palvelun piiriin voidaan liittää myös aktiiviset lehtitilaajat (yksityishenkilöt), mikäli haluatte myös näiden tietoja ylläpitää osoitepäivityksillä.

  • Mikäli jäsenellä on tietojenluovutuskielto tai hän asuu Ahvenanmaalla, ei hän kuulu osoitepäivityksen piiriin. Tällöin hänen täytyy ilmoittaa osoitemuutoksestaan liittoon / yhdistykseen.

  • Mikäli rekisteriin ei ole tallennettu syntymäaikoja (tai ne ovat vajaita), tällöin tietojen päivitykset eivät ole 100% tarkkoja. Niiden puuttuminen ei ole kuitenkaan aiheuttanut suurempia ongelmia.

  • ISOJEN ja pienten kirjainten kirjoitusasun korjausta ei oletuksena tehdä. Vasta kun henkilölle tulee nimi-/osoitemuutos, korjataan kirjoitusasu vastaamaan osoitetietojärjestelmässä olevia tietoja.

  • Kirjoitusvirheet (esim. Mannerheimint. > Mannerheimintie) korjataan aina, mutta näistä ei veloiteta koska kyse ei ole varsinaisesta muutoksesta.

Päivitysten estokenttä

  • Perustietoihin on mahdollista lisätä Päivityksen esto-kenttä, jonka aktivoimalla henkilön osoite ei päivity osoitepäivityksien yhteydessä.

Palvelun käyttöönotto ja päivitysrytmi 

Käyttöönoton yhteydessä on mahdollista rajata tarkemmin mikä kohdejoukko siirtyy päivityksen piiriin: 

Oletuksena päivityksenkohdejoukko on kaikki perustiedoiltaan aktiiviset henkilöt, joilla aktiivinen jäsenyys (ja Päivitysten estokenttä ei ole aktiivinen). Jos halutaan mukaan myös esim. lehtitilausroolissa olevat henkilöt, kohdejoukon kriteeristöä laajennetaan.

On tärkeäa tutustua Postin tuote-ehtoihin: https://www.posti.fi/liitteet-yrityksille/ehdot/paivityspalveluiden-tuote-ehdot.pdf

Kun päivityspalvelu kytketään päälle, siirtyy Postille tarkistukseen mukaan tuleva henkilöjoukko. Tämä tapahtuu palvelun käyttööottoviikon perjantaina. Ensimmäinen osoitetarkistus suoritetaan tälle joukolle pari viikkoa palvelun kytkemisen jälkeen. 

Ensimmäisessä tarkistuksessa, päivittyneitä tietueita voi olla reilummin, koska kohdejoukko kattaa suuren määrän henkilöitä:

  • rekisteriin korjataan virheelliset / vanhentuneet osoitteet sekä nimitiedot Postin tietokannan mukaisesti.

  • Päivityksen lopputulema voi olla tieto kuolemasta, asumisesta ulkomailla tai henkilöllä on tietojeluovutuskielto.

  • Jorjauksen kohteina olleiden henkilöiden osoitetietojen kirjoitusasu korjataan vastaamaan virallista muotoa.

Ensimmäisen päivityskerran jälkeen:

  • Rekisteriin tallentuneiden uusien henkilöiden, jotka kuuluvat osoitepäivityksen piiriin, tiedot siirtyvät Postille aina perjantaisin

  • Osoitepäivitys päivitys pyörii jatkuvana palveluna ja päivityksiä tulee Postin puolelta päivittäin sen mukaan, miten kohdejoukkon tiedot päivittyvät Postin järjestelmässä.

  • Osoitepäivityspalvelun myötä ei osoitemuutoksia tarvitse enää käsin kirjata liiton tai yhdistyksien toimesta. Myös kuolintiedot tallentuvat rekisteriin jatkotoimenpiteitä varten.

  • Henkilön tiedot eivät päivity, mikäli hänellä on osoitteen luovutuskielto (tai jämerämpi turvakielto), asuu ulkomailla tai Ahvenanmaalla.

Kun palvelu kytketään päälle, tulee Sensen perustietoihin päivityspalveluun liittyvät kentät. Näiden näkyvyys voidaan määrittää käyttäjäryhmäkohtaisesti ja näitä voidaan hyödyntää esim. kuolleiden, ulkomaille muuttaneiden tai tietojenluovutuskiellon asettaneiden henkilöiden hakemisessa.

Osoitepäivityspalvelun hinnoittelu ja laskuttaminen

Käyttöön liittyvät kustannukset muodostuvat päivitettävien tietueiden kappalemäärien mukaisesti ja hintatiedot tarkistetaan vuosittain

Ajantasainen hinnoittelu löytyy Vitec Avoinen toimittamasta transakstiohinnastosta tai asiaa voi tiedustella asiakaspalvelu@avoine.fi tai omalta asiakasvastaavalta.

On hyvä huomioida, että jos henkilö menee naimisiin ja häneltä muuttuu sekä sukunimi ja osoite, on kyse kahdesta päivitettävästä tietueesta eli kustannus syntyy molemmista päivitettävistä tietueesta. 

Vitec Avoine laskuttaa kerran kuukaudessa päivittyneen tietuemäärän mukaisesti. Mikäli summa on muutamia euroa, siirtyy summa veloitettavaksi seuraavassa kuussa. 

Lisätoiminnallisuudet

Osoitepäivityksiin liityvät lisätoiminnallisuudet määritetään asiakaskohtaisesti ja kustannus tarkentuu määrittelyn jälkeen eli nämä eivät oletuksena kuulu ns. peruspakettiin:

Kuolin-tietoon liittyvät automaattiset päivitykset 

  • Perustietojen passivoiminen asiakkaan valitsemalla eron syyllä, esim. "Kuollut" ja tähän liittyvät automaatiot:

    • Kuolinpäivän kirjaaminen erilliseen kenttään 

    • Kuolinpäivän käyttö eropäivänä 

    • Tehtävien automaattinen päättäminen

    • Jäsenyyksien automaattinen päättäminen 

    • Jäsenlaskun hyvittäminen

Edellisen nimen päivitys perustietoihin

  • Edellyttää uuden tietokentän lisäämistä perustietoihin.

Osoitepäivityspalvelun suorittamien päivityksien tallentuminen muutoshistoriaan

Tunnistamattomat henkilöt ja näihin liittyvät jatkotoimet

Joskus käy niin, ettei Sensessä olevat osoitetiedot anna ns. osumaa Postin puolelta ja tällöin henkilöä ei voida kiinnittää osaksi palvelua.

Tämä johtuu ristiriidasta rekisterin tietosisällön ja Postin järjestelmän tietojen välillä. Yksinkertaisesti henkilöä ei tunnistettu Postin puolella. 

Tällaisessa tapauksessa:

  • Tarkista tunnistamattoman henkilön tietojen oikeellisuus onja  päivittä tiedot ajantasalle ajantasalle.

  • Tyhjennä ko. henkilön perustiedoista Lisätty osoitepäivityksen piiriin-kentän sisältö, jolloin tä henkilö siirtyy uudemman kerran Postin suuntaan uudelleen.

  • Jos tiedot tuottavat osuman Postin puolella, kiinnittyy henkilö päivitykseen.