Postin osoitepäivitykset

Rekisteriin voidaan kytkeä päälle joko projektin aikana tai sen jälkeen Postin osoitepäivityspalvelu. Palvelun piiriin kuuluvat Suomessa asuvat henkilöt  Kohdejoukko määritetään palvelun aktivoimisen yhteydessä asiakaskohtaisesti. 

Päivitystyypit 

Osoitepäivityspalvelu sisältää seuraavat päivitystyypit: 

• Etunimimuutokset
• Sukunimimuutokset
• Osoitepäivitykset
• Kuolin-tieto
• Ulkomailla (henkilö muuttanut ulkomaille)
• Osoite tuntematon
• Tietojen luovutuskielto 

On hyvä huomioida, että

• Osoitepäivitykset kohdistuvat vain Suomessa asuviin yksityishenkilöihin, ei yrityksiin tai organisaatioihin ja päivitykseen piiriin siirtyvät oletuksena palvelun käyttöönottohetkellä aktiiviset jäsenet. Palvelun piiriin voidaan liittää myös aktiiviset lehtitilaajat (yksityishenkilöt), mikäli haluatte myös näiden tietoja ylläpitää osoitepäivityksillä.
• Mikäli jäsenellä on tietojenluovutuskielto tai hän asuu Ahvenanmaalla, ei hän kuulu automaattisesti päivittyvien henkilöiden joukkoon. Tällöin hänen täytyy ilmoittaa osoitemuutoksestaan liittoon / yhdistykseen.
• Mikäli rekisteriin ei ole tallennettu syntymäaikoja (tai ne ovat vajaita), tällöin tietojen päivitykset eivät ole 100% tarkkoja. Niiden puuttuminen ei ole kuitenkaan aiheuttanut suurempia ongelmia.
• ISOJEN ja pienten kirjainten kirjoitusasun korjausta ei oletuksena tehdä. Vasta kun henkilölle tulee nimi-/osoitemuutos, korjataan kirjoitusasu vastaamaan osoitetietojärjestelmässä olevia tietoja.
• Kirjoitusvirheet (esim. Mannerheimint. > Mannerheimintie) korjataan aina, mutta näistä ei veloiteta koska kyse ei ole varsinaisesta muutoksesta.

Päivitysten estokenttä

• Perustietoihin on mahdollista lisätä Päivityksen esto-kenttä, jonka aktivoimalla henkilön osoite ei päivity osoitepäivityksien yhteydessä.

Lisätoiminnallisuudet

Nämä määritetään asiakaskohtaisesti ja kustannus tarkentuu määrittelyn jälkeen eli nämä eivät oletuksena kuulu ns. peruspakettiin:

Kuolin-tietoon liittyvät automaattiset päivitykset 

• Perustietojen passivoiminen asiakkaan valitsemalla eron syyllä, esim. "Kuollut".
• Kuolinpäivän kirjaaminen erilliseen kenttään 
• Kuolinpäivän käyttö eropäivänä 
• Tehtävien automaattinen päättäminen
• Jäsenyyksien automaattinen päättäminen 

Edellisen nimen päivitys perustietoihin

• Edellyttää uuden tietokentän luomista perustietoihin.

Palvelun hinta ja laskuttaminen

Käyttöön liittyvät kustannukset muodostuvat päivitettävien tietueiden mukaisesti. Ajantasainen hinnoittelu löytyy Vitec Avoinen toimittamasta transakstiohinnastosta tai asiaa voi tiedustella asiakaspalvelu@avoine.fi tai omalta asiakasvastaavalta.

On hyvä huomioida, että jos henkilö menee naimisiin ja häneltä muuttuu sekä sukunimi ja osoite, on kyse kahdesta päivitettävästä tietueesta eli kustannus syntyy molemmista päivitettävistä tietueesta. 

Hintatiedot tarkistetaan vuosittain. Vitec Avoine laskuttaa kerran kuukaudessa päivittyneen tietuemäärän mukaisesti. Mikäli summa on muutamia euroa, siirtyy summa veloitettavaksi seuraavassa kuussa. 

Palvelun käyttöönotto ja päivitysrytmi 

Käyttöönoton yhteydessä on mahdollista rajata tarkemmin mikä kohdejoukko siirtyy päivityksen piiriin, oletuksena päivityksenkohdejoukko on kaikki perustiedoiltaan aktiiviset henkilöt, joilla aktiivinen jäsenyys (ja Päivitysten estokenttä ei ole aktiivinen). Jos halutaan mukaan myös esim. lehtitilausroolissa olevat henkilöt, jätetään jäsenyyteen liittyvä rajaus tekemättä.

Lisäksi on tärkeä tutustua Postin tuote-ehtoihin: https://www.posti.fi/liitteet-yrityksille/ehdot/paivityspalveluiden-tuote-ehdot.pdf

Kun päivityspalvelu kytketään päälle, siirtyy Postille tarkistukseen mukaan tuleva henkilöjoukko (palvelun käyttööottoviikon perjantai). Ensimmäinen osoitetarkistus suoritetaan tälle joukolle pari viikkoa palvelun kytkemisen jälkeen. 

Tässä ensimmäisessä tarkistuksessa rekisteriin korjataan virheelliset / vanhentuneet osoitteet sekä nimitiedot Postin tietokannan mukaisesti. Lisäksi päivityksen lopputulema voi olla tieto kuolemasta, asumisesta ulkomailla tai henkilöllä on tietojeluovutuskielto. Tässä samalla korjauksen kohteina olleiden henkilöiden osoitetietojen kirjoitusasu korjataan vastaamaan virallista muotoa.

Jatkossa uusien, osoitepäivityksen piiriin kuuluvien henkilöiden tiedot siirtyvät Postille aina perjantaisin ja päivitys pyörii jatkuvana palveluna. Osoitepäivityspalvelun myötä ei osoitemuutoksia tarvitse enää käsin kirjata liiton tai yhdistyksien toimesta, lukuun ottamatta henkilöitä, joilla on osoitteen luovutuskielto, asuvat ulkomailla tai Ahvenanmaalla.

Tärkeää huomioida palvelun käytössä:
Joskus käy niin, ettei Sensessä olevat osoitetiedot anna ns. osumaa Postin puolelta ja tällöin henkilöä ei voida kiinnittää osaksi palvelua. Tämän syynä on ristiriita rekisterin henkilötietojen ja Postin järjestelmän tietojen välillä eli yksinkertaisesti henkilöä ei tunnisteta Postin puolella. 

Tällaisessa tapauksessa henkilön tietojen oikeellisuus on hyvä varmistaa sekä korjata. Tämän jälkeen tyhjennetään ko. henkilön perustiedoista Lisätty osoitepäivityksen piiriin-kentän sisältö, jonka myötä henkilö siirtyy uudemman kerran Postin suuntaan uudelleen ja jos nyt tiedot tuottavat osuman, kiinnittyy henkilö päivitykseen.

Kun palvelu kytketään päälle, tulee Sensen perustietoihin esille päivityspalveluun liittyvät kentät. Näiden näkyvyys voidaan määrittää käyttäjäryhmäkohtaisesti ja näitä voidaan hyödyntää esim. kuolleiden, ulkomaille muuttaneiden tai tietojeluovutuskiellon asettaneiden henkilöiden hakemisessa.