Järjestelmän valintojen ylläpito
Pääkäyttäjän oikeuksilla on mahdollista ylläpitää rekisterin alasveto- ja monivalintakenttien arvoja: Työkalut > Järjestelmän valinnat. Esillä ovat kaikki ne kentät, joiden arvoja voidaan päivittää.
Kohdekenttä avataan napsauttamalla sitä hiirellä. Järjestelmä avaa esille ko. kentässä olevat arvot eli nykyisten valintojen nimet.
Ulkoinen avain -kenttä on useasti tyhjä, mutta asiakaskohtaisissa toteutuksissa siinä saattaa olla sisältöä esim. lomaketoteutuksia varten. Jos olet epävarma ulkoisen avaimen käytöstä, ota yhteys asiakaspalvelu@avoine.fi
Uuden valinnan lisääminen
- Napsauta nykyisen listauksen alapuolella olevaa Lisää uusi-painiketta
- Määritä uusi valinta
- Napsauta Tallenna - painiketta
Mikäli kenttä, jonka valintoja muokkasit, on mukana liittymis- tai muutoslomakkeellanne ja olet epävarma, nouseeko uusi valinta automaattisesti (viiveellä) mukaan lomaketoteutukseen, voit varmistaa asian asiakaspalvelu@avoine.fi .
Valinnan näkyvän nimen päivittäminen
Joskus voi olla tarve korvata nykyinen valinta uudella tai korjata valinnan kirjoitusasua, niin tällöin vanha arvo ylikirjoitetaan uudella.
1. Kohdista huomio valintaan, jonka haluat päivittää toiseksi
2. Tyhjennä ko. kentästä nykyinen valinta ja kirjoita tilalle uusi.
Tallenna muutos.
Älä käytä Roskakori-kuvaketta: Vanhaa arvoa ei poisteta uuden tieltä. Mikäli näin tehtäisiin, tyhjentyisivät olemassa olevat valinnat tämän poiston myötä.
Valintojen järjestyksen muuttaminen
Joskus yksittäinen kenttä voi sisältää valintoja hyvinkin paljon. Tällöin rekisterin käytettävyyttä voidaan parantaa järjestelemällä valinnat loogisempaan järjestykseen. Esim. valintojen aakkostaminen tai useammin käytettävien valintojen nostaminen listauksen kärkeen.
Pääkäyttäjä voi uudelleen järjestellä valinnat ottamalla hiirellä kiinni valinnan nimen edessä olevasta nelipäisestä nuolesta ja raahaamalla valinnan sopivampaan paikkaan.
Lopuksi muutokset tallennetaan.
Valintojen uudelleen järjestäminen ei vaikuta liittymis- ja muutoslomakkeiden kenttien sisältöön.
Yksittäisen valinnan poistaminen
Valinnan poistaminen on mahdollista roskakorin kuvasta, muttei suositeltavaa. Virhepoistolla menetetään jäsendataa ja sen palauttaminen on työlästä.
Mikäli esim. konversiossa on rekisteriin siirtynyt sellaisia valintoja, jolla nykyisessä rekisteriarjessa ei ole merkitystä, voidaan olemassa olevia valintoja tarkoin harkiten poistaa.
Näissä tapauksissa on ensiksi tarkistettava, onko poistettavia valintoja vielä käytössä:
- Mikäli on, ja valinta poistetaan, tyhjentyvät tämän tiedon omaavilta jäseniltä ko. tietokenttä. Onko olemassa olevat valinnat ensin korvattava jollain toisella valinnalla?
- Mikäli poistettavaa valintaa ei ole enää käytössä, voidaan valinta poistaa.