Varojen jaon tekeminen

Varojenjako-työkalussa voidaan laskea ja merkitä jäsenmaksuosuuksia tilitetyiksi alaorganisaatioille.

Työkalu löytyy Sensen Työkalut-valikosta. Pääset tekemään uuden varojenjaon napsauttamalla oikeasta reunasta Tee varojenjako -painiketta.

1. Ensimmäisessä vaiheessa pääset valitsemaan hinnaston, jota vasten teet varojenjaon

Mikäli hinnasto on juuri vaihtunut, esim. loppuvuoden hinnasto on astunut voimaan tai jäsenvuosi on vaihtunut, muita tehdä vielä Se Viimeinen varojenjako aiempaa hinnastoa vasten. Näin varmistat, että edellisellä hinnastolla laskutetuista jäsenmaksuista ne viimeisetkin yhdistysosuudet tulevat huomioiduksi. 

2.Kun olet valinnut hinnaston ja jatkat eteenpäin, sinulle näytetään esikatselussa jäsenet, jotka ovat varojenjaon piirissä mukana

Tässä voi olla mukana myös esim. liiton suorajäseniä, joiden maksuja ei todellisuudessa haluta tilittää eteenpäin. Tämä ei haittaa, sillä pääset myöhemmässä vaiheessa valitsemaan organisaatiotasot, joita vasten varsinaiset tilitys tehdään.

Sinulta pyydetään vielä kuittausta, että haluat varmasti käynnistää jaon.

3.Käynnistämien jälkeen Sense ryhtyy toimeen ja muodostaa aineistot

Aineiston luomisessa kestää aineiston koosta riippuen muutamasta minuutista lähes tuntiin. Odota rauhassa. Voit välillä päivittää selaimesi, jolloin pääset tarkistamaan, onko aineisto jo luotu. 

Rekisterin ylävalikon Ilmoituskeskuksen Käynnissä olevat työt -osio näyttää myös näyttää sen, onko varojenjaon kirjaus vielä kesken.

4. Kun varojenjako on valmis, on Sense muodostanut ko. tilitykseen liittyvän rivin niin Varojenjako-työkaluun kuin tilityksessä mukana olleiden yhdistyksien tietoihin

Varojen jaon tilitysrivi pitää sisällään vakiomuotoiset aineistot. Sepa/XML-aineiston käyttäminen edellyttää, että ennen tilitystä liiton tiedoista löytyy osoitetiedot sekä XML-tunnus.

5.Kun olet suorittanut tilitykset, merkitse aineisto ladatuksi

Tiltysrivin lopusta on painike nimeltä Merkitse aineisto ladatuksi. Käytännössä tämä asettaa latauspäivämäärän tilitysriville.

Toiminnon tarkoituksena on ainoastaan auttaa käyttäjää muistamaan, mitkä tilitykset on jo käsitelty. Vaikka merkitsisit aineiston ladatuksi, voit silti ladata riviin liittyviä raportteja ja maksuaineiston uudelleen.

Yhdistyksien Tilitykset-osion tiedot

Yhdistyksien tietoihin tallentuu rivi, jossa esillä ko. tilityksen keskeiset tiedot. Merkitty tilitetyksi päivämäärä tallentuu vasta, kun pääkäyttäjä on kuotannut varojen jaon olevan tehty.

Huomiolle, että tilitysrivin Tilityksiä kpl- lukumäärä kertoo jäsenlaskurivien määrä:

• Suoritettu jäsenlasku lasketaan yhtenä (1) kappaleena

• Hyvitetty jäsenlasku on aineistossa mukana kahdesti (2): +merkkisenä tilityksenä ja -merkkisenä, jolloin tilityksen loppusumma on 0,00€. 

Organisaatiokohtainen tilityslistaus on mahdollista ladata tilityskohtaisesti ja ko. Excel-listauksessa on esillä kaikki ne jäsenlaskurivit, joka on huomioitu ko. tilityksessä.