Varojenjako-työkalu

Varojenjako-työkalussa voidaan laskea ja merkitä jäsenmaksuosuuksia tilitetyiksi alaorganisaatioille.

Työkalu löytyy Sensen Työkalut-valikosta. Pääset tekemään uuden varojenjaon napsauttamalla oikeasta reunasta Tee varojenjako -painiketta.

Ensimmäisessä vaiheessa pääset valitsemaan hinnaston, jota vasten teet varojenjaon.

Mikäli hinnasto on juuri vaihtunut, esim. loppuvuoden hinnasto on astunut voimaan tai jäsenvuosi on vaihtunut, muita tehdä vielä Se Viimeinen varojenjako aiempaa hinnastoa vasten. Näin varmistat, että edellisellä hinnastolla laskutetuista jäsenmaksuista ne viimeisetkin yhdistysosuudet tulevat huomioiduksi. 

Kun olet valinnut hinnaston ja jatkat eteenpäin, sinulle näytetään esikatselussa jäsenet, jotka ovat varojenjaon piirissä mukana. 

Tässä voi olla mukana myös esim. liiton suorajäseniä, joiden maksuja ei todellisuudessa haluta tilittää eteenpäin. Tämä ei haittaa, sillä pääset myöhemmässä vaiheessa valitsemaan organisaatiotasot, joita vasten varsinaiset tilitys tehdään.

Sinulta pyydetään vielä kuittausta, että haluat varmasti käynnistää jaon.

Käynnistämien jälkeen Sense ryhtyy toimeen ja muodostaa aineistot.

Aineiston luomisessa kestää aineiston koosta riippuen muutamasta minuutista lähes tuntiin. Odota rauhassa. Voit välillä päivittää selaimesi, jolloin pääset tarkistamaan, onko aineisto jo luotu. 

Rekisterin ylävalikon Ilmoituskeskuksen  Käynnissä olevat työt -osio näyttää myös näyttää sen, onko varojenjaon kirjaus vielä kesken.

Kirjaamisen jälkeen tilitysrivit tallentuvat organisaatioiden tietoihin sekä tilitysaineisto on valmis ladattavaksi

Jokaisesta tilityksen kirjaamisesta tallentuu uusi rivi organisaation tietoihin omalle välilehdelleen. Voit tarkastella näitä rivejä organisaation tiedoista tai tehdä rivien avulla hakuja.

Varojenjaon aineistot

Kun varojenjako aineisto on luotu, pääset lataamaan siitä Excel-raportteja ja XML-muotoisen maksuaineiston. 

Raportit ja maksuaineisto on kuvattu myös Sensen käyttöliittymässä. Aineiston lataaminen ei tee mitään merkintöjä Senseen, eli voit ladata aineistot niin monta kertaa kuin haluat.

Tiltysrivin lopusta on painike nimeltä Merkitse aineisto ladatuksi. Käytännössä tämä asettaa päivämäärän riville. Toiminnon tarkoituksena on ainoastaan auttaa käyttäjää muistamaan, mitkä tilitykset on jo käsitelty. Vaikka merkitsisit aineiston ladatuksi, voit silti ladata riviin liittyviä raportteja ja maksuaineiston uudelleen.

• Organisaatioyhteenveto: Excel-tiedosto, jossa näkyy kullekin organisaatiolle tilitetyt jäsenmaksumäärät (kpl) ja näiden jäsenmaksujen euromäärä yhteenlaskettuna.
• Laskurivierittely: Excel-tiedosto, jossa tilityksessä mukana olevat jäsenmaksurivit näkyvät jäsenittäin kukin rivillään. Exceliin tulostuvat tiedot: organisaatio, jäsen, hinnasto, maksuperuste ja jäsenmaksurivin euromääräinen summa.
• Laskurivierittely valitulle organisaatiolle: sama Excel-raportti kuin edellä, mutta tässä työkalussa voit valita organisaation ja ladata ainoastaan tämän organisaation laskurivierittelyn.
• Organisaatioyhteenveto: Excel-tiedosto, jossa näkyy kullekin organisaatiolle tilitetyt jäsenmaksumäärät (kpl) ja näiden jäsenmaksujen euromäärä yhteenlaskettuna.
• Laskurivierittely: Excel-tiedosto, jossa tilityksessä mukana olevat jäsenmaksurivit näkyvät jäsenittäin kukin rivillään. Exceliin tulostuvat tiedot: organisaatio, jäsen, hinnasto, maksuperuste ja jäsenmaksurivin euromääräinen summa.
• Laskurivierittely valitulle organisaatiolle: sama Excel-raportti kuin edellä, mutta tässä työkalussa voit valita organisaation ja ladata ainoastaan tämän organisaation laskurivierittelyn.
• Pankkiaineisto: XML Sepa-muotoisen pankkiaineiston avulla voit tehdä varojenjaon mukaiset jäsenmaksutilitykset organisaatioille. Aineiston hyödyntäminen vaatii pankin tilikonttorin kanssa tehdyn kirjallisen eräsiirtosopimuksen tilitysaineiston noutoa varten. Aineiston siirrossa voidaan käyttää joko verkkopankkia tai pankkiyhteysohjelmistoa. Sovi toimitustavasta pankin kanssa. Tästä enemmän seuraavassa kappaleessa!

Kun olet käsitellyt aineiston, voit merkata ruksin kohtaan ”Merkitse aineisto ladatuksi". Tämä merkintä ei kuitenkaan estä sinua lataamasta edellä mainittuja varojenjakoaineistoja uudestaan.

Pankkiin ladattava maksuaineisto

Maksuaineisto on XML-muotoinen aineisto, jonka voit ladata joko pankkiyhteysohjelmaasi tai yrityksen verkkopankkiin (esim. Osuuspankin Kultalinkki). Mikäli et halua ladata aineistoa XML-muodossa, voit laittaa rahat maksuun käyttämällä apuna muita varojen jaon tarjoamia raportteja tai Sensen hakutyökalua.

Ennen kuin laitat pankkiaineiston maksuun ensimmäistä kertaa:

1. Tarkista esimerkiksi omasta pankistasi, onhan XML-muotoinen maksuaineisto varmasti mahdollista ladata yrityksen verkkopankkiin.
2. Lisää Sensen organisaatiopuolelle liiton tietoihin XML-aineiston asiakastunnus. Tämä on yleensä liittosi Y-tunnus ilman väliviivaa. Suosittelemme tämän tarkistamista omasta pankista. Aineiston lataus ei onnistu ilman tätä tietoa. Mikäli haluat vain testata aineiston latausta, tähän kenttään voi kirjata mitä tahansa.
3. Lisää liitonne perustietoihin myös osoite.
4. Kun lataat aineiston, siihen tallentuu latauspäivämäärä. Jotkut pankit eivät hyväksy kovin montaa päivää vanhaa aineistoa. Voit ladata aineiston koska tahansa uudelleen, jolloin latauspäiväkin on taas uusi.

Mikäli aineisto ei ladatessasi ilmesty vasempaan alakulmaan, löydät sen Ilmoituskeskuksesta!

Kun lataat aineistoa, saattaa Sense herjata yhdistyksiltä puuttuvista tilinumeroista. Nämä kannattaa käydä läpi, mutta ne saattavat viitata yhdistyksiin jotka eivät edes ole varojen jaon piirissä. Tällöin ne voi jättää huomioimatta.