Kirjattujen laskujen tarkistaminen
Massalaskutus on suuritöinen ja tehdään yleensä vain kerran vuodessa.
Laskuttamisessa on monta vaihetta:
- Jäsenlaskujen asetusten tarkastaminen ja hinnastojen luominen
- Jäsenlaskujen kirjaus Senseen
- Laskujen siirto Netvisoriin tai lähetys Sensestä
Laskujen kirjauksen jälkeen kannattaa tarkastaa muutamien yksittäisten jäsenten Laskut-välilehdeltä ainakin seuraavat asiat:
- Onko laskun summa oikein (Yhteensä-kenttä)?
- Onko eräpäivä oikein?
- Ovatko laskujen saatteet oikein?
Jos laskuja on paljon, tarkistus kannattaa suorittaa Excelissä. Voit siirtää Exceliin esimerkiksi jäsenen nimen, jäsennumeron ja laskujen summan. Excelissä saat tarkistettua helposti esimerkiksi sen, ettei kenellekään jäsenelle ole kirjattu sellaista jäsenmaksun summaa, jota hinnastosta ei löydy.
Eri järjestöillä on hieman eri tyyppisiä jäseniä, mutta voit käyttää seuraavaa tarkistuslistaa apuna tarkistamisessa:
- Tarkista ainakin yksi jäsen jokaisesta jäsenlajiluokasta. Ovatko kaikkien laskut kirjautuneet oikein?
- Tarkista, ettei esimerkiksi vapaajäsenille tai kunniajäsenille ole lähdössä laskua.
- Tarkista, ettei laskua ole lähdössä sellaisille ainaisjäsenille, jotka ovat maksaneet laskunsa jo aiemmin.
- Tyypillisesti jäsenet kuuluvat yhdistykseen, mutta liitolla voi olla myös ns. liiton suorajäseniä. Ovatko näiden laskut kirjautuneet oikein?
- Entä onko jäseniä liitetty vahingossa tai tarkoituksella piiriin tai muuhun sellaiseen organisaatioon, joihin jäseniä ei yleensä liitetä?
- Jos lähetätte ruotsinkielisille jäsenille laskut ruotsiksi, tarkista että saatteiden tekstit ovat ruotsiksi.
Mikäli teillä on käytössä koontilaskut (yksi maksaja maksaa usean jäsenen laskut), kannattaa näihin kiinnittää erityistä huomiota. Onhan lasku varmasti kirjautunut maksajalle oikein? Huom. koontilaskuissa käytetään aina yleisiä saatetekstejä.