Sense vakiolaskutus

Sensessä jäsenlaskutuksen vaiheet ovat:

  1. Laskujen kirjaaminen valitulle kohdejoukolle
  2. Laskutuksen viimeistely eli laskujen toimittaminen eteenpäin joko suoraan Sensestä tai Netsivisorin kautta (tämä vaihtelee rekistereittäin).

Alle on kuvattu Sensen laskutuksen perusteet:

Varsinainen jäsenlaskutus alkaa aina laskurivien kirjaamisella. Tällöin halutulle kohderyhmälle (esim. kaikki aktiiviset jäsenet tai kuluvassa kuussa liittyneet) kirjataan laskurivit Laskut-välilehdelle.


1. Laskurivien kirjaaminen

Laskurivien kirjaaminen tapahtuu seuraavasti:

  • Hae ensin haluamasi kohderyhmä Sensen hakutyökalulla. Tyypillisin kohderyhmä on kaikki aktiiviset jäsenet (Jäsenyydet-välilehden  Aktiivisuus -täppä on valittuna). Voit tehdä laskutuksen myös osissa ja laskuttaa ensin esim. tietyn jäsentyypin omaavat henkilöt. Kohderyhmä kannattaa tallentaa työpöydälle.
  • Napsauta tämän jälkeen Käynnistä toiminto -kohdassa Laske jäsenmaksut -painiketta. Huom. Jäsenmaksujen laskennassa voi kestää hetken aikaa. Ota kuppi kahvia ja odota rauhassa.
  • Tämän jälkeen pääset tarkastelemaan laskuja jäsenten Laskut-välilehdelle. Laskulle on tallentunut laskun tyyppi, kirjausaika, eräpäivä, linkki laskutusajoon, summa sekä laskurivit ja jäsenlaskurivit. Jäsenlaskurivit ovat ne laskurivit, joista jäsenmaksun osuus koostuu (esim. liiton osuus, piirin osuus, yhdistyksen osuus). Laskurivit näkyvät laskulla ja ne voivat olla samat kuin jäsenlaskurivit, mikäli et ole merkannut Jäsenlaskun asetuksiin, että laskurivit yhdistetään.

2. Laskutuksen viimesteleminen Sense rekisterillä

Laskutuksen viimeisteleminen, mikäli Senseänne ei ole kytketty Netvisoriin.

Kun jäsenlaskut on kirjattu ja todettu niiden oikeellisuus, viimeistellään laskutus. Kohdejoukko on hyvä rajata käyttämällä vain Maksun tila = Kirjattu -rajausta. 

Jäsenyyden aktiivisuuteen ei kannata ottaa kantaa, koska jos rekisterisänne jäsenyyden maksajana voi olla ei-jäsen, tipahtaa hän pois joukosta, koska hänellä ei ole aktiivista jäsenyyttä.

Huom: Mikäli rekisterissä on aiemmin kirjattuja laskuja, tulevat myös ne mukaan viimeistelyyn. Jos nämä halutaan syystä tai toisesta tiputtaa pois viimeistelystä ja jättää Kirjattu-tilaan, rajaa kohdejoukkoa lisäksi kirjauspäivällä.

Kun Sense on listannut hakuehtojesi mukaisen kohdejoukon, käynnistä toiminto Sense Laskutus - Laskuta. 

Sense varmisaa, että haluat jatkaa. Aktivoi valintaruutu ja käynnistä toiminto.

Sense työstää laskutusaineiston ja siirtää sen palvelimen kulmalle odottamaan toimitusta Postin suuntaan. Tässä samalla huomioidaan jäsenkohtaiset laskutustavat eli sähköpostilaskut sekä e-laskut.

Ajon myötä mukana olleiden jäsenlaskut päivityvät Avoin-tilaan ja ovat valmiita ottamaan suorituksia vastaan. 

Mikäli Sensenne on liitetty Netvisoriin, löydät jatko-ohjeet laskutuksen viimeistelyyn tämän linkin takaa (linkki avautuu uuteen välilehteen).