Pankkiyhteyksien päivittäminen
Alle on listattu seikat, jotka on hyvä huomioida, kun tiedossa on muutoksia pankkiyhteyksiin eli tilinumero tai pankki vaihtuu.
On tärkeä olla yhteydessä hyvissä ajoin Avoinen asiakaspalveluun (asiakaspalvelu@avoine.fi), kun suunnittelette joko pankkitilin tai pankin vaihtaminen.
1. Laskulle tulostuva tilinumero
On kyse sitten jäsenlaskujen keräilytilistä tai tuotelaskutuksessa käytettävästä tilistä, määritetään laskulle tulostuva tilinumero rekisterin asetuksiin. Tämän tiedon ylläpito tapahtuu Avoinen toimesta.
2. Laskuttajailmoituksen päivittäminen
Mikäli käytössänne on kuluttajien e-laskutus, edellyttää tilinumeromuutos vähintääkin laskuttajailmoituksen päivittämistä. Pankkimuutos voi tuoda tullessaan muitakin päivitystoimia ja nämä katsotaan läpi asiakaspalvelussamme aina tapauskohtaisesti.
3. Muutokset maksuliikennepalveluissa
Useasti jäsenrekisteriin siirtyy maksuaineistoja (viiteaineistot tai konekieliset tiliotteet) pankin puolelta. Jotta suoritustiedot siirtyvät muutoksen myötä rekisteriin, on hyvä ottaa huomioon seuraavat seikat:
Muutoksen ajankohta
Pankkiyhteyden vaihdolle otollisin ajankohta on silloin, kun maksurintamalla on hiljaisempaa. Esimerkiksi vuoden suurimman jäsenlaskutuksen aikana tai heti sen jälkeen muutosta ei kannata tehdä, koska tuolloin pankkitilillä on eniten maksuliikennettä ja rekisteriarjessa tapahtuu paljon asioita. Hyvä ajankohta muutokselle on esimerkiksi loppusyksy, jolloin maksumuistutukset ovat lähteneet ja muutokseen kohdistuu vähiten ylläpitopaineita.
Ajankohdan suunnittelussa on hyvä pitää mielessä otolliset tilaisuudet siitä viestimiseen. Jos muutos tapahtuu vaikkapa sopivasti jäsenlehden tai -tiedotteen julkaisuajankohdan alla, on tämä oivallinen väylä tiedottaa muutoksesta.
On tärkeää, että olette yhteydessä Avoinen asiakaspalveluun (asiakaspalvelu@avoine.fi), kun suunnitelmissanne on vaihtaa joko pankkia tai pelkästään rekisteriinne liitettyä tiliä.
Suunnittelussa tärkeää on huomioida, ettei muutos tapahdu muutamassa päivässä vaan muutoksen läpiviemiseen on hyvä varata aikaa ainakin muutama viikko.
Avoinen uudelleen valtuuttaminen käsittelemään maksuaineistojanne
Voitte pyytää Avoinen asiakaspalvelusta tukea uuden valtakirjan laatimiseen, jolla valuutatte Avoinen käsittelemään maksuliikenneaineistojanne. Pankki avaa yhteydet tämän valtakirjan pohjalta. Käytössä voi olla pankin oma valtakirja- tai sopimuspohja tai vaihtoehtoisesti Avoine voi esitäyttää yleisen valtakirjapohjan.
Uudesta pankista on tarkistettava, edellyttävätkö he pöytäkirjaotetta hallituksenne kokouksesta, jossa on päätetty valtuuttaa Avoine noutamaan pankkiaineistoja. Mikäli tarvetta tälle on, on tämä huomioitava muutoksen aikatauluttamisessa. Pöytäkirjaotteessa voi olla mainintana esim. "Myönnettiin Vitec Avoine Oy:lle oikeus Nordea-pankin tiliin FI1234567890 maksuliikennepalveluiden välittämiseen. Valtuutus käsittää liitteenä olevan valtakirjan mukaiset maksuliikennepalvelut.”
Huomioitavaa pankin kanssa tehtävässä sopimuksessa
Sopimus maksuaineistojen muodostamiseen tehdään asiakkaan ja pankin välillä.
Käyttöönotettavat maksuliikennepalvelut ovat
- Saapuvat viitemaksut: Tämä tarkoittaa sitä, että rekisteriin noudetaan automaattisesti teidän tililtä viitenumeron sisältävät suoritukset.
- Konekielinen tiliote: Mikäli tämä palvelu avataan, noudetaan rekisteriin automaattisesti myös ilman viitettä maksetut suoritukset. Nämä kirjautuvat suoritusten hallintaan, josta jäsenrekisterin pääkäyttäjävoi kohdistaa ne jäsenelle.
- Tätä palvelua ei ole pakko kytkeä päälle. Vaihtoehtona on tutkia esim. paperisesta tiliotteesta ilman viitettä maksettuja suorituksia ja kohdistella niitä sitten käsin jäsenelle.
Maksuaineiston muodostumisen aikataulu
Tavallisesti pankit muodostavat maksuaineistot kerran vuorokaudessa. Joidenkin pankkien kanssa on mahdollista sopia poikkeavasta syklistä, esim. kerran viikossa tai kaksi kertaa kuussa.
Avoinen järjestelmien kantilta katsottuna sovitulla syklillä ei ole väliä eli maksuaineisto siirtyy rekisteriinne pankin kanssa sopimallanne aikataululla.
Hinnoittelu
Maksuliikennepalvelujen hinnoittelussa on eroja niin pankki- kuin sopimuskohtaisesti.
Pankin puolelta hinnoittelu voi pohjautua käsiteltävien maksutapahtumien kappalemäärään tai muodostettavien maksuaineistojen määrän. Jos hinnoittelu on tapahtumakohtaista, ei tällöin hinnoitteluun ole mahdollista juurikaan vaikuttaa. Mikäli hinnoittelu pohjautuu maksuaineistojen määrään ja pankin kanssa on mahdollista sopiva poikkeavasta syklistä, voidaan tällöin sopia että maksuaineistot muodostetaan esim. vain kaksi kertaa kuussa tai viikoittain.
Kannattaa aina pyrkiä neuvottelemaan pankin kanssa hinnoista erikseen.
Avoinen puolelta ei muodostu kustannuksia varsinaisten maksuaineistojen noutoon liittyen eli tämä sisältyy ylläpitoon.
H-hetkellä ja sen jälkeen
Kun maksuliikennesopimus astuu voimaan, on pankin vastuulla
- sopimuksen mukaisten pankkiaineistojen muodostaminen
- avata Avoinen järjestelmälle pääsy noutamaan pankkiaineistoja sovittuna päivämääränä
Avoinen vastuulla on maksuaineistojen noutojen aloittaminen asiakkaan ilmoittaman ajankohtana ja asiakkaan ilmoittamalta tililtä. Avoinen järjestelmä käy tästä ajankohdasta lähtien "kurkkaamassa" kerran arkipäivässä onko pankki muodostanut aineiston ja jos on, siirtää Avoinen järjestelmä maksusuoritukset rekisteriinne. Tähän ei vaikuta se, millaisen syklin olette pankkinne kanssa sopineet.
Tilinumerovaihdoksessa huomioitavaa
Mikäli olette vaihtaneet jäsenmaksutiliä eli olette valtuuttaneet Avoinen noutamaan suorituksia uudelta tililtä, on hyvä pitää maksuliikennepalvelut päällä vielä hetken aikaa vanhaan tiliinne liittyen. Tämä siksi, että myös vanhalla pankkinumerolla maksetut suoritukset siirtyvät vielä rekisteriinne ja näin varmistetaan, ettei maksusuorituksia jää kirjautumatta.
Toinen vaihtoehto on, että teette vanhan pankkinne kanssa tai vanhaan tiliinne liittyen maksuaineistojen uudelleenohjauksen uudelle tilillenne. Tällöin maksusuoritukset ohjataan automaattisesti uudelle tilillenne ja suoritustiedot siirtyvät uuteen tiliin liitettyjen maksuaineistojen kautta rekisteriinne. Tällöin voitte päättää vanhan tilin osalta maksuliikennesopimukset.
On tärkeä muistaa informoida Avoinea ajankohdasta, jolloin vanha tilinne poistuu käytöstä.
Mitä tehdä kun...
Maksuaineisto ei ole siirtynyt rekisteriinne
Ajoittain pankkien järjestelmissä voi olla katkoksia, joiden vuoksi rekisteriin siirrettävä maksuaineisto on jäänyt muodostumatta. Tällöin aineisto siirtyy rekisteriinne seuraavana arkipäivänä. Sama pätee myös Avoinen päädyn häiriötilanteisiin. Tällainen tilanne ei vaadi teiltä toimia ja tilanne korjaantuu tavallisesti itsestään.
Jos kuitenkin huomaatte, että maksuaineisto uupuu useamman päivän ajalta, on hyvä olla yhteydessä sekä pankkiinne että Avoinen asiakaspalveluun. Mikäli me Avoinella havaitsemme omissa järjestelmissämme häiriötilanteen, jota emme saa ratkaisua nopealla aikataululla, olemme asiakkaisiimme yhteydessä poikkeustilanteeseen liittyen.
Haluatte muuttaa aineistojen muodostumiseen liittyvää sykliä
Pankin puolelta määritellään kuinka usein teidän kohdalla maksuaineisto muodostetaan eli tällöin kääntykää pankkinne puoleen. Mahdollisuudet vaikuttaa aineistojen muodostumisen aikatauluun on pankkikohtaista.
Haluatte varmistaa mitkä maksuliikennepalvelut teillä on käytössä
Käytettävät maksuliikennepalvelut määritellään pankkinne kanssa solmitussa sopimuksessa ja jota vasten olemme rekisteripäädyn asetukset kytkeneet päällä.
Jos maksuaineistotyyppeihin liittyy epäselvyyksiä, olkaa yhteydessä pankkiyhteyshenkilöönne. Avoinen järjestelmä noutaa kaikki ne aineistot, jotka pankkinne on muodostanut tiliinne liittyen.
Viitteettömät maksusuoritukset eivät siirry rekisteriinne
Mikäli ilman viitettä maksetut jäsenmaksusuoritukset eivät siirry rekisteriinne, niin tilanne on hyvä tarkistaa pankkisopimuksestanne tai valtakirjasta sekä Avoinen asiakaspalvelusta. Tällöin selviää, missä kohdin ongelma piilee:
Pankki muodostaa ne maksuliikenneaineistot, joihin olette sopimuksen tehneet ja luovuttaa aineiston Avoinen noudettavaksi sovitun mukaisesti. Vastaavasti Avoine on kytkenyt omassa päädyssä ne maksuliikenneaineistot päälle, joiden käyttöönotosta on sovittu.
Lisätietoa ja opastusvideon maksuliikenne palveluista löydät verkko-oppastamme.