Maksumuistutukset

* Mikäli käytössänne ei ole Netvisoria, älä lue pidemmälle*

Yleistä maksumuistutuksista

Maksumuistutukset lähetetään Netvisorin kautta eikä niillä ole yhteyttä Senseen. Netvisor käsittelee erääntyneitä laskuja siten, että ensin lähetetään maksumuistutus ja sen jälkeen maksuhuomautus. Tämän jälkeen laskut voidaan halutessa siirtää perintään.

Tärkeää huomioitavaa Sensen puolella

Ennen maksumuistutusten lähetystä jäsenten perustiedot (nimet ja osoitteet) kannattaa päivittää kertaalleen Netvisoriin. Tämä tapahtuu Sensen Päivitä asiakas Netvisoriin -toiminnolla.

Lisäksi on syytä huomioida, että Sensessä passivoiduilla jäsenillä voi edelleen olla avoimeksi jäänyt lasku Netvisorissa. Mikäli passiivisille jäsenille ei haluta lähettää maksumuistutusta, tulee jäsenen avoin lasku hyvittää Sensessä Hyvitä-toiminnolla.

Tärkeät asetukset Netvisorissa

Ennen kuin lähetät maksumuistutuksia, tarkista seuraavat asetukset:

• Myynti > Perustiedot > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot: Viivästyskorko- ja Perintäkulu -kohdat halutaan yleensä ainakin jäsenlaskujen osalta nollata.
• Myynti > Perustiedot > Perustiedot ja asetukset > Perintätekstit -kohdassa voit halutessasi päivittää laskuille tulostuvia tekstejä.

Yksittäisen maksumuistutuksen tarkistaminen Netvisorissa

Ennen kuin lähetät laskuja, niin käy tarkistamassa yksittäisen asiakkaan kohdalla, että lasku näyttää oikeanlaiselta. Mikäli lasku on tilaltaan Erääntynyt, näyttää laskun esikatselutila Maksumuistutuksen. Tarkista, että lasku on vain yhdellä sivulla. Mikäli laskun saatetekstiä on ollut paljon ja laskulle on lisätty maksumuistutuksen oletussaateteksti, saattaa lasku jakautua kahdelle sivulle.

Tärkeää huomioitavaa liitteistä

Mikäli alkuperäinen lasku on sisältänyt liitteen, myös maksumuistutukseen liitetään sama tiedosto automaattisesti. Mikäli liitettä ei haluta lähettää maksumuistutuksen mukana, myyntilaskulta tulisi käydä poistamassa liite ja tallentaa valinta "Merkitse valitut liitetiedostot tulostettavaksi" -painikkeella.

Maksumuistutusten lähettäminen

Maksumuistutukset muodostetaan erääntyneistä laskuista myyntireskontranäkymän kautta. 

Valitse Myynnin etusivulta kohta Erääntyneitä. Mikäli et halua kohdistaa maksumuistutusten lähetystä kaikkiin erääntyneisiin laskuihin, voit tarkentaa hakua Laajennettu haku -kohdasta. Joskus muistutukset halutaan lähettää esimerkiksi vain niille laskuille, joilla on tietty eräpäivä.

Haun voi kohdistaa myös tiettyihin tuotteisiin. Netvisorissa olevat tuotteet näet Tuotteet > Tuotelistaus -kohdasta. On mahdollista, että esimerkiksi kaikki jäsenlaskut löytyvät saman tuotteen alta tai sitten laskut on voitu lajitella jäsenlajeittain eri tuotteiksi.

Hakutulokset näkyvät nyt näytöllä ja voit vasemmasta reunasta ruksata ne laskut, joihin haluat kohdistaa muistutuksen. Kaikki laskut saat ruksattua ylimmästä valintaruudusta.

Napsauta tämän jälkeen näytön alaosassa olevaa Käsittele erääntyneet -nappia ja valitse Käsittele erääntyneet Netvisorissa.

HUOM: Visman Duetto -palvelu on maksullinen perintäpalvelu. Palvelu ei ole Netvisorissa automaattisesti käytössä. Mikäli kyseinen palvelu on kuitenkin aktivoitu käyttöönne, älä siirrä sinne laskuja, ellet ole aivan varma että haluat tehdä näin.

Kun olet valinnut erääntyneet laskut käsiteltäviksi Netvisorissa, sinulta pyydetään vahvistus toiminnolle ja voit napsauttaa Siirrä lähetysnäkymään -painiketta.

Lähetysnäkymässä pääset lähettämään laskut normaalisti. Maksumuistutuksen toimitustapa on oletuksena sama kuin laskujen toimitustapa, mutta voit halutessasi muuttaa toimitustapaa oikean reunan Vaihda valittujen kanavaa -valikosta. Joskus voi olla, että esimerkiksi alun perin sähköpostilla lähteneistä laskuista halutaan lähettää muistutus paperiversiona.

Mikäli lähetät maksumuistutuksia PDF eKirjeenä, tarkista että lähetyksen asetukset ovat oikein ja tee tarvittaessa haluamasi muutokset ennen lähetystä.

Huom. Mikäli joukossa on jäseniä, joiden osoitetiedot ovat muuttuneet alkuperäisen laskun ja maksumuistutuksen välillä, tule sinun vielä valita, että haluat päivittää osoitetiedot laskulle asiakaskortilta. Tällöin lähetysnäkymässä on kohta "Päivitä laskulle osoitetiedot asiakkaskortilta." Tätä kohtaa painamalla voit päivittää yksittäisen asiakkaan osoitetiedot. Jos haluat päivittää osoitetiedot kaikille muistutuksille, voit valita kaikki laskut oikeasta reunasta ja massana päivittää osoitetiedot painamalla "Päivitä valituille osoitetiedot asiakkaalta"".

Laskulla maksumuistutuksen otsikoksi muuttuu automaattisesti "Maksumuistutus" ja oletussaatetekstinä on yleensä: 

"Kirjanpitomme mukaan alla listatut saatavamme ovat avoinna. Olemme tarkastaneet suoritukset [viimeisimmän viiteaineiston päiväys] saakka. Pyydämme Teitä suorittamaan erääntyneet saatavamme välittömästi. Mikäli suorituksenne on jo matkalla, on tämä huomautus aiheeton."

Voit muokata saatetekstiä kohdassa Myynti > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot > Perintätekstit.

Lähetettyjä laskuja ja maksumuistutuksia voit tarkastella asiakkaan tiedoista laskun kohdalta.