Maksumuistutukset

Maksumuistutusten lähetys vaihtelee hieman asiakkaidemme Sense-rekistereihin tehtyjen mukautusten mukaan. Teillä voidaan käyttää Sensen vakiotoimintoa, johon löytyy ohjeet alta tai käyttöönne on toteutettu asiakaskohtainen työkalu, joka löytyy Työkalut > Toiminnot. 

Jos olet epävarma toimintatavastanne, otathan yhteyttä asiakaspalveluumme. 

Mikäli teette karhulaskutuksen Sensen vakiotoiminnolla, tapahtuu lähetys seuraavasti:

 Lähetykseen kuuluu kuitenkin käytännössä kolme vaihetta:

  1. Kohderyhmän valitseminen
  2. Käynnistysehtojen ja esim. laskutekstin määrittely
  3. Maksumuistutusten lähettäminen

Maksumuistutuksia voidaan lähettää käytännössä kaikista avoimista laskuista. Tämän vuoksi on tärkeää, että ennen kuin olet lähettämässä maksumuistutuksia, käyt vielä kertaalleen läpi suoritustyökalun kohdistumattomien maksujen listan. Kohdista ne maksut, jotka voit, jotta karhuja ei lähde turhaan.

Kohderyhmän valitseminen

Tämä vaihe vaihtelee eri Sense-rekistereissä. Osassa rekistereitä kohderyhmä valitaan halutyökalulla. Osaan rekistereitä on tehty valmiiksi työkalu, johon kohderyhmän hakuehdot on kirjattu valmiiksi taustalle. Tämä työkalu löytyy kohdasta Työkalut > Toiminnot.

Mikäli lähetät maksumuistutukset hakutyökalua vasten, ovat tyypilliset hakuehdot:

  • Jäsenyys = aktiivinen
  • Laskun tyyppi = lasku
  • Maksun tila = Avoin

Tarvittaessa voit rajata hakuehtoja myös esimerkiksi alkuperäisen laskun laskutuspäivän mukaan.

Käynnistysehtojen ja esim. laskutekstin määrittely

Mikäli teit maksumuistutukset hakutyökalua vasten, napsauta Käynnistä toiminto > Sense laskutus - maksumuistutukset.

Mikäli sinulle on tehty erillinen työkalu maksumuistutuksia varten, siirry työkalussa seuraavalle sivulle.

Pääset tarkentamaan käynnistysehtoja alkuperäisen laskun eräpäivien mukaan:

  • Laskun eräpvm alkaen
  • Laskun eräpvm päättyen

Tässä on ideana, että todennäköisesti et halua karhuta sellaisia laskuja, jotka olet lähettänyt esimerkiksi eilen. Mikäli haluat karhuta esimerkiksi vain niitä laskuja, jotka on lähetetty alkuvuodesta, voit kirjata tähän vaikkapa hakuehdot 1.1.2023 - 30.4.2023.

Seuraavaksi pääset antamaan karhuille eräpäivän.

Lisäksi työkaluissasi voi olla kentät laskutekstille ja liitteiden poistamiselle laskusta. On myös mahdollista, että nämä tiedot on määritelty Sensen taustalle, jolloin näitä ei ole valittavissa. Mikäli olet epävarma, kysythän apua Avoinen asiakaspalvelusta.

Maksumuistutusten lähettäminen

Kun käynnistät toiminnon, lähtevät maksumuistutukset eteenpäin Avoinen laskutuspalvelimelle, josta ne toimitetaan eteenpäin saman päivän aikana.

Kun olet lähettänyt maksumuistutukset, tallentuu laskuille seuraavat kentät:

  • Karhuttu lukumäärä
  • Viimeisin karhupvm (päivä, jolloin karhut on lähetetty)