E-laskutus
Sensen jäsenlaskut lähetetään tyypillisesti Sense laskutus - Laskuta jäsenlaskut -työkalulla. Tällöin laskut lähtevät automaattisesti e-laskuna / yrityksen verkkolaskuna, mikäli jäsen on tilannut e-laskun tai yrityksen verkkolasku on asetettu.
Toissijaisesti laskut lähtevät sähköpostilaskuna (jos rekisterissä on Laskutussähköposti-kenttä ja siinä on sähköposti), ja kolmas vaihtoehto on paperilasku Postin kautta.
Miten näen, onko jäsen tilannut e-laskun?
Oletuksena tätä tietoa ei ole saatavilla Sense rekisteristä. Joihinkin Sense rekistereihin on toteutettu E-lasku tilattu -valintaruutu, mikäli tämä on tarpeellinen esim. laskutuskanavaa valittaessa.
Mikäli jäsen ilmoittaa, ettei ole saanut laskua e-laskuna vaikka on sellaisen tilannut, kannattaa pyytää jäsentä tilaamaan e-lasku uudelleen.
Esimerkiksi Osuuspankin verkkopankista tilaaminen onnistuu Tilaa e-laskuja -kohdasta:
Tilatessa e-laskua jäsenen tulee antaa kaksi yksilöintitunnusta: laskun viitenumero ja jäsennumero.
Toisesta järjestelmästä siirretyt e-laskutilaukset
Osa e-laskutilauksista on voitu siirtää aiemmasta rekisteristä Sensen piiriin.
Siirtotapa vaihtelee, mutta tyypillisesti alkuperäisiä vastaanottoilmoituksia ei ole siirretty, vaan pelkästään e-laskuosoitteet ja pankin tunnistetiedot:
Tällöin e-laskut lähetetään Sensestä ns. yrityksen verkkolaskuna, mutta pankki osaa käsitellä laskut e-laskuina.
Mikäli kyse on tämän tyylisestä konvertoidusta laskusta ja jäsen haluaa vaihtaa e-laskusta paperilaskuun, tulee verkkolaskuosoite- ja verkkolaskuoperaattori -kentät tyhjentää.
Mikäli jäsen haluaa vaihtaa pankkia, tulee hänen tilata e-lasku normaalisti omassa pankissaan. Pankista tilatut e-laskut ajavat konvertoitujen verkkolaskuosoitteiden yli eli seuraava lasku lähtee jäsenen uuden tilauksen mukaisesti. Itse asiassa tällöin Verkkolaskuosoite-kenttää ei ole pakko tyhjentää (mutta ei se haittaakaan).
Mistä tiedän, onko e-lasku / yrityksen verkkolasku mennyt perille?
Näet lähetetyn laskun tiedoista lähetyskanavan ja mahdollisen toimituksen epäonnistumisen. Pankki voi toimittaa myös toimituksen epäonnistumisen syyn. Syyt vaihtelevat pankeittain, mutta tyypillisin tilanne lienee se, että vastaanottajaa ei löydy. Henkilön e-laskutilaus ei siis syystä tai toisesta ole voimassa esimerkiksi siksi, että hän on perunut e-laskutilauksensa. Tätä voi verrata tilanteeseen, jossa henkilölle on lähtenyt "etanapostissa" lasku, mutta hän on muuttanut toiseen osoitteeseen.
Mikäli toimitus on epäonnistunut, tulisi lasku lähettää jotain toista reittiä pitkin.
Avaamalla laskun tiedot näet sivun lopussa kaksi kenttää (ks. alla oleva kuva):
- Toimitus epäonnistui (aika)
- Toimituksen epäonnistumisen syy
Kentät päivittyvät muutama päivä laskun lähetyksen jälkeen. Suosittelemme, että isojen lähetyksien jälkeen seuraatte, epäonnistuiko lähetys jollekin jäsenelle.
Seurantaa voi tehdä Toimitus epäonnistui (aika) -kentän avulla, jossa toimivia hakuehtoja ovat:
- Kentän sisältämä päivämäärä ON KULUVANA KUUKAUTENA tai
- Kentän sisältämä päivämäärä OLI VIIME KUUSSA