Koontilaskutus

Koontilaskulla tarkoitetaan laskua, jossa maksajana on toinen henkilö kuin jäsen itse. Maksaja voi olla perheen isä, aviopuoliso, kummitäti tai vaikkapa yritys tai muu organisaatio. Maksaja voi olla myös itse jäsenenä tai vain maksajan roolissa. Yhdellä maksajalla voi olla useampi maksettava.

Kun haluat tehdä koontilaskun, tarkista ensin, että maksettavien Jäsenyydet-välilehdeltä löytyy Maksaja-kentästä haluamasi Maksaja:

Koontilaskussa lasku kirjautuu Maksajalle, joka on tallennettu Jäsenyyden Maksaja-kenttään.

Seuraavaksi pääset kirjaamaan laskun. Tätä varten sinun tulee koota saman laskun piiriin haluamasi jäsenet yhteen hakuun esim. jäsennumeron avulla:

Napsauta vielä Käynnistä toiminto > Kirjaa jäsenlaskut. Itse lasku kirjautuu maksajalle.

Sinun tulee vielä käydä laskuttamassa lasku Maksajan tiedoista Sensen laskutus - Laskuta -painikkeen avulla.

Muuta huomioitavaa koontilaskutuksesta

Oletuksena maksettavalle muodostuu oma laskunsa ja samoin myös maksajalle, jos myös hän on jäsenenä. Jos halutaan, että maksajan ja maksettavan jäsenmaksu laskutetaan samalla laskulla, on tällöin maksajan jäsenyysriville määritettävä maksajaksi hänet itsensä. 

Koontilaskutuksessa on tärkeä huomioida Pääkäyttäjän roolissa seuraavat asiat:

  • Kun jäsenlasku kirjataan yksittäisen jäsenen kautta, niin tällöin lasku muodostuu lasku vain ko. jäsenestä, vaikka maksajalla olisi myös muitakin maksettavia henkilöitä
  • Kun laskut kirjaa massana hakutyökalun kautta, niin tällöin koontilaskun piiriin tulevat kaikki ne henkilöt, jotka on liitetty yhteen maksajaan ja joita ei olla vielä laskutettu käytettävällä hinnastolla. 
  • Jos maksajan saamassa koontilaskussa on siihen kuulumattomia henkilöitä, täytyy tällöin koko lasku hyvittää, tehdä Maksaja-tiedon poisto tältä virheelliseltä maksettavalta (poistaa maksajakytkös jäsenyysriviltä) ja laskutus on uusittava.

Jos laskutusta pyöritetään alue- tai yhdistyskäyttäjien kautta, niin tässä muutama tärkeä asia tähän kuvioon liittyen:

  • Laskujen massakirjaus onnistuu hakutyökalun kautta. Tällöin haetaan kaikki esim. samassa osoitteessa asuvat henkilöt ja laskut kirjataan tälle joukolle. Maksajalle kirjautuu tällöin lasku, jossa on useamman jäsenen laskuosuudet.
  • Koontilaskutus on mahdollinen vain laskujen kirjaajan "käyttöoikeusalueen mukaisesti". Ts. yhdistyksen Y:n käyttäjä ei saa liitettyä laskulle Yhdistyksen G jäseniä eli laskun kirjaus on mahdollista tehdä vain oman yhdistyksensä jäsenille.
  • Mikäli jäsenyyden maksaja ei kuulu laskuttajan käyttöoikeuden piiriin, ei tämä estä laskun kirjaamista. Tällöin kuitenkaan ei laskutuksen viimeistely tai muodostuneen laskun tarkastelu onnistu yhdistyskäyttäjän toimesta.
  • Yhdistyskäyttäjä saa poistettua jäsenensä tiedoista Maksaja-linkityksen, vaikka maksaja ei kuuluisi hänen käyttöoikeusalueeseen. Kuitenkaan oman yhdistyksensä ulkopuolista maksajaa ei ole mahdollista määrittää jäsenen tietoihin