Jäsenmaksuhinnasto

Sensessä jäsenlaskutus tapahtuu aina voimassa olevaa hinnastoa vasten. Uuden jäsenvuoden laskutustoimet aloitetaan aina uuden hinnaston luomisella.

Jäsenmaksuhinnastoja ylläpidetään: 
Työkalut > Jäsenmaksuhinnastot

Vuoden aikana tehtävät tilitykset / varojenjaot yhdistyksien suuntaan pohjautuvat laskutuksessa käytettyyn hinnaston ja sen sisältämiin liitto- ja yhdistystason euromääriin:


Liiton osuus + yhdistyksen osuus = Jäsenlaskun loppusumma.

Hinnaston nimi 

Hinnaston nimitieto tulostuu miltei jokaisessa rekisteritoteutuksessa jäsenlaskulle osaksi tuoteriviä. Tämän vuoksi se kannattaa pitää melko yksinkertaisena. Hinnaston nimenä voi olla esimerkiksi vuosiluku, kuten 2023.
⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠

Hinnaston voimassaoloaika

Mikäli jäsenmaksu perustuu kalenterivuoteen, valitaan alkamis- ja päättymispäivät tammikuun ensimmäisestä päivästä joulukuun viimeiseen päivään eli 1.1.2023-31.12.2023.

Jos loppuvuonna jäsenmaksuissa on alennetut hinnat, edellyttää tämä mahdollisesti uuden hinnaston luomista ko. ajanjaksolle loppuvuoden hinnoilla. Tällöin ensimmäinen hinnasto on voimassa esim. 1.1.2023-31.10.2020 ja toinen hinnasto 1.11.2023-31.12.2023. Tässä tapauksessa hinnastoilla on hyvä olla eri nimi, jotta esim. varojenjaossa kohdehinnasto tunnistetaan varmuudella. 

Tai jos jäsenlaskutusta ei tehdä laisinkaan esim. joulukuussa, voidaan tällöin laskutus ko. ajanjaksolla estää täysin siten, ettei Sensessänne ole voimassa olevaa hinnastoa joulukuulle. Tällöin hinnaston voimassaoloaika on 1.1.2023-30.11.2023. 

Salli organisaation oman hinnaston muokkaus -valinta

Tämä valinta avaa hinnaston yhdistystason käyttäjien ylläpidettäväksi. Tällöin kunkin yhdistyksen rekisterikäyttäjä voi käydä määrittämässä hinnastoon heidän jäsenmaksusummansa. 

Tämä voi helpottaa pääkäyttäjän työtä, mikäli yhdistyksiä on paljon. Tärkeää on, että yhdistyskäyttäjiä on ohjeistettu tarkoin, kuinka yhdistyksen jäsenmaksuosuudet Senseen päivitetään ja mihin mennessä tämä on tehtävä.

Salli hinnaston laskuttaminen, vaikka se ei olisi enää voimassa -valinta

Lähtökohtaisesti Sense huomioi jäsenlaskutuksessa voimassa olevan hinnaston. Joskusta kuitenkin voi olla tarpeen, että laskuja tehdään takautuvasti. Tällöin hintatiedot ovat hinnastossa, joka ei ole enää voimassa. Mikäli tämä valinta on aktiivinen, voidaan laskutushetkellä määrittää, että jäsenyys laskutetaan aiempaa hinnastoa vasten. 

Mikäli näin toimitaan, on tämä huomioitava varojenjaossa, jossa valitaan hinnasto, jota vasten varojen jako tehdään. 

Jäsenmaksusummien määrittäminen

Ennen hinnaston luomista, on hyvä varmistaa, että tiedossa ovat kaikkien organisaatioiden jäsenmaksuhinnat, jotka ovat laskutuksessa mukana. 

A. Liiton osuus + yhdistyksen osuus = Jäsenmaksun loppusumma

B. Liiton osuus + piirin/alueen osuus + yhdistyksen osuus = Jäsenmaksun loppusumma

Hinnaston organisaatiorakenne ja jäsenlajit vaihtelevat asiakaskohtaisesti.

Liittotason jäsenmaksu

Nämä määrittävät sen, kuinka paljon jäsenmaksutuloista kuuluu liitolle per jäsenlaji.

Piiri- tai aluetason hinnat

Mikäli Sensen varojenjaossa halutaan huomioida myös piirit / alueet, voidaan myös nämä määrittää hinnastoon. Nämä voidaan jättää myös tyhjäksi.

Piiri- tai aluetasoa ei huomioida jäsenlaskutuksessa, joten kentät jätetään täyttämättä.

Yhdistystason jäsenmaksut

Tämän tason jäsenmaksuosuudet voidaan määrittää tässä kohdin, mikäli kaikki yhdistykset noudattavat samaa hinnoittelua per jäsenlaji.  

Kaikilla yhdistyksillä on samat jäsenlajikohtaiset hinnat, joten ne voidaan määrittää ennen hinnaston luomista.

Mikäli yhdistykset määrittävät omat jäsenmaksunsa, täydennetään ne hinnastoon erikseen per yhdistys. Tässä tapauksessa jätetään kentät täyttämättä.

Jäsenmaksut määritetään yhdistyskohtaisesti, joten yleistason määrityksiä ei tehdä.

0,00 euron jäsenyyksien huomioiminen jäsenmaksuhinnastossa

Jäsenlajien joukossa voi olla sellaisia, joihin ei kohdistu jäsenlaskutusta laisinkaan tai laskutus sisältää vain liiton osuuden tai vain yhdistyksen osuuden.

Mikäli kyseessä on esim. kunniajäsen, joka on täysin ilmainen, on tärkeä miettiä, halutaanko jäsenelle kuitenkin lähettää 0,00 euron lasku "merkkinä jäsenyydestä". 

A. Jäsenlaji halutaan ohittaa kokonaan jäsenlaskutuksessa

  • Liitton osuus: [tyhjä]
  • Yhdistyksen osuus:  [tyhjä]

B. Jäsenelle halutaan lähettää 0,00 euron lasku, koska esim. jäsenlaskun lähetetään jäsenkortti

  • Liiton osuus: 0
  • Yhdistyksen osuus:  0

C. Kyseessä liiton suora jäsenyys, johon ei kuulu yhdistyksen osuutta:

  • Liiton osuus: [jokin eurosumma] 
  • Yhdistyksen osuus: 0

D. Jäsenlajissa ei mukana liiton osuutta, vain yhdistyksen osuus:

  • Liiton osuus: 0
  • Yhdistyksen osuus: [jokin eurosumma]  

Yhdistyskohtaiset jäsenmaksuhinnat

Yhdistyksien jäsenmaksut määritetään sen jälkeen, kun "pohjahinnasto" on tallennettu eli napsautettu Päivitä hinnat -painiketta.

Ohjeen yhdistystason jäsenmaksujen määrittämiseen löydät täältä.

Jäsenmaksuhinnaston toiminnot

Vie exceliin: Tämä toiminto tulostaa ko. hinnaston hintatiedot exceliin yhdistys-ja jäsenlajitasolla. Tämä toimii hyvänä tarkistuslistauksena ennen jäsenlaskutuksen tekemistä. 

Kopioi hinnasto: Hinnaston kopioiminen tuo taustatukea silloin, kun loppuvuoden tai uuden jäsenvuoden hinnasto vastaa pitkälti alkuperäistä. Koetaan, että on pienempi työ päivittää hinnaston sisältö kuin luoda kokonaan uusi hinnasto tyhjästä. 

Muokkaa hinnastoa: Hinnasto voidaan uudelleen nimetä tai päivittää sen voimassaoloaikaa. 

Mikäli hinnasto on ollut avoinna yhdistystason käyttäjille, voidaan hintojen muokkaus estää passivoimalla Salli organisaation oman hinnaston muokkaus -valintaruutu. 

Jos tulee tarvetta laskuttaa vanhaa hinnastoa vasten, voidaan tällöin ko. hinnastosta aktivoida Salli hinnaston laskuttaminen, vaikka se ei olisi enää voimassa -valintaruutu. Jos tälle tarvetta, on muistettava huomioida tämä myös varojenjaon puolella, mikäli esim. edelliseen vuoteen jälkikäteen tehtäviä laskuja halutaan tilittää yhdistyksien suuntaan.