Jäsenlaskujen asetukset
Sensen Jäsenlaskujen asetukset-osio sisältää yleistason saatetekstit ja mahdolliset liitetiedostot. Nämä löytyvät Työkalut > Jäsenlaskujen asetukset -osiosta ja ovat pääkäyttäjän ylläpidettävissä.
Jäsenlaskutukseen liittyvät asetukset määritetään yleensä kuntoon projektin yhteydessä. Näihin on harvoin tarvetta tehdä muutoksia myöhemmin:
- Yhdistetäänkö laskurivit
- Ohitetaanko jäsenyyden laskutus jäsenyysorganisaation hinnan puuttuessa
- Sallitaanko jäsenyyden laskutus, mikäli hinnastoa on laskutettu jo kertaalleen toisen jäsenyyden yhteydessä
- Muodosta jokaisesta jäsenyydestä oma lasku
- Laskutuksessa käytettävä lähettäjän tunniste
Laskujen saatetekstit
Jäsenlaskutuksen asetuksissa määritetään myös laskulle tulostuvat yleiset tekstit, jota voidaan tarvittaessa yliajaa jäsenlajikohtaisilla teksteillä (Oikea reuna: Jäsenlajikohtaiset asetukset)
Saatetekstit tukevat kieliversioita rekisteristä riippuen (tyypillisesti suomi, ruotsi, englanti). Saateteksti tulostetaan laskulle jäsenen kielivalinnan mukaisesti.
Saatetekstit sisältävät usein ajassa muuttuvaa tietoa ja nämä ovat pääkäyttäjän ylläpidettävissä!
Laskujen oletussaate
Osioon määritettävä teksti tulostuu laskulle tilisiirto-osion yläpuolelle ja hyvä paikka esim. liittonne yhteystiedoille.
Laskujen oletussaate (ennen laskurivejä)
Tämä tekstiosio tulostuu otsikosta huolimatta jäsenlaskurivien alapuolelle, mikäli laskutuksessa käytetään Sensen omaa laskutusta.
Alla on kuva saatetekstien tulostumisesta laskulle.
Saateteksteissä on hyvä välttää aikaan sidottua sisältöä, esim. vuosilukuja, päivämääriä tai muita vuosittain muuttuvia määreitä. Nämä saattavat helposti jäädä päivittämättä kuntoon uudelle jäsenvuodelle, jolloin lasku sisältää virheellistä tietoa.
Laskun liite
Laskun mukana voidaan toimittaa myös liite tai liitteitä. Liitteiden tulee olla PDF-muodossa. Liitteen nimessä ei pidä olla mukana ääkkösiä, välilyöntejä tai erikoismerkkejä, esim.
- Ei näin: jäsentiedote vuosi 2023(2).pdf
- Vaan näin: jasentiedote_vuosi2023.pdf
Mikäli alkuvuoden laskutuksessa on käytetty tuolloin tilanteeseen sopivaa liitettä, on tärkeä muistaa päivittää liitettä vuoden kuluessa.
Huom! Mikäli käytössänne on koontilaskut mahdollistava erillinen maksaja-linkitys, poimitaan erillisen maksajan laskun saateteksti ja tiedostot yleisistä asetuksista, ei jäsenlajikohtaisista asetuksista. Näin siksi, että yhdellä laskulla voidaan laskuttaa useiden jäsenlajien laskurivejä, jolloin esimerkiksi saatteen tulostuminen jäsenlajikohtaisesti on mahdotonta.
Sähköpostilaskujen saateteksti
Mikäli käytössänne on sähköpostilaskutus, on hyvä varmistaa myös saatetekstin oikeellisuus. Voi olla, että edellisenä vuonna on tekstiin sisällytetty jotain aikaan sidottua sisältöä, jolloin tämäkin teksti vaatinee päivityst.
Sähköpostisaatteiden päivittäminen tapahtuu Avoinen toimesta ja asiakaspalvelumme avustaa tässä kohdin.