Tallennetun haun lisätoiminnot
Senseen tallennettuihin hakuihin liittyy alla esitellyt toiminnot, jotka mahdollistavat Sensen työpöydän mukauttamisen omaan rekisteriarjeen sopivaksi.
Asetukset
Asetukset-osio on esillä, mikäli haku on käyttäjän itsensä tekemä. Jos haku on tehty Vitec Avoinen toimesta, ei pääkäyttäjä pääse vaikuttamaan sen asetuksiin. Vastaavasti yhdistyskäyttäjä ei pääse kiinni pääkäyttäjän jakamiin hakuihin.
Asetuksien taakaa voit
- Nimetä haku uudelleen
- Kirjoittaa haulle kuvaustekstiä tukemaan rekisterin käyttöä. Tämä on oivallinen tapa laatia sisäistä dokumentaatiota pienellä vaivalla!
- Määrittää haulle tunniste eli ns. tägi.
Asiasanoja voidaan hallinnoida pääkäyttäjän toimesta järjestelmän valintojen kautta. - Määrittää haku jaettavaksi oikeushallinnan kautta
- Poistaa haku.
Mikäli haun tekijä poistaa haun, poistuu se kaikilta käyttäjiltä, joille sen käyttöoikeus on jaettu.
Lisää haku suosikiksi
Ajan kuluessa Sensen työpöydällä oleva hakumäärä kasvaa ja sen joukosta voi olla haasteellista löytää oman toiminnan kannalta oleellisia hakuja.
Nämä haut on mahdollista merkitä omiksi suosikeiksi, jolloin ne nouseva hakulistauksen kärkeen ja ovat näin helpommin käytettävissä.
Päivitä lukumäärä
Voit tarkistaa haun tulosjoukon suuruuden napsauttamalla Päivitä lukumäärä-ikonia. Tällöin haun perään nousee esille tulosjoukon sen hetkinen lukumäärä.
Tämä toiminnon avulla on helppoa tarkistaa esim. käsittelyä odottavien hakemuksien tilanne; onko lukumäärä 0 vaiko enemmän eli onko hakemuksia odottamassa käsittelyä.
Lisää haku tilastointiin
Haun taustalle voidaan aktivoida Sensen oma tilastointi.
Tällöin haun kohdejoukon lukumäärästä piirretään tilastoa ja haun päiväkohtaisia tuloksia kirjataan aina öisin osaksi tilastoa. Tilastoinnin aktivoituminen kestää pari päivää.
Mikäli teet muutoksia tallentamasi haun kriteeristöön, tilastointi nollautuu. Laadi siis tilastoitavan haun kriteeristö harkiten, jotta saat kerättyä dataa katkeamatta.
Kun haku on lisätty tilastointiin, saat avattua sen hakukohtaisella Avaa tilastointi-painikkeella.
Tilastointinäkymässä on esillä haun kohdejoukon lukumäärämuutoksiin pohjautuva tilasto. Näkymää on mahdollista rajata päivämäärävälillä, vielä tilastotiedot Exceliin jatkojalostettavaksi.
Myös tilastointiominaisuus voidaan poistaa tässä näkymässä.
Haun aikaleima
Tätä tietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi silloin, jos saman nimisiä hakuja löytyy useampia. Voisi olettaa, että viimeisin on se oikea ja tätä aiemmat voidaan poistaa. Tässä on myös näkyvillä, mikäli raportti on luotu Avoinen toimesta.
