Poimintalistat
Katsotko mieluummin videoita? Ohjevideoista löytyy video poimintalistan käytöstä.
Kun Sensen raportointityökalu kerää yhteen samojen kriteerien täyttäviä tietueita, mahdollistaa poimintalista ”satunnaisten sankareiden” koonnin. Poimintalista voi muodostua tietueista, joilla ei välttämättä ole yhtään yhdistävää tekijää.
Poimintalistoilla voit tehdä esimerkiksi joulukorttien lähetyslistoja, väliaikaisia muistilistoja tai pidempikestoisia keräilyjä. Voit lisätä listalle yksittäisiä henkilöitä tai suurempia hakutulosjoukkoja.
Täsmäohje kaksi vuotta maksamattomiin jäseniin löytyy tämän linkin takaa.
Poimintalistan sisällön ylläpito
Listan sisältö pysyy vakiona, vaikka rekisterin tietosisältö päivittyy ajansaatossa. Esim.
- jäsenen passivoiminen ei poista häntä poimintalistalta tai
- jos henkilö on lisätty poimitalistalle suuremman hakujoukon osana, ei hän poistu listalta, mikäli "avainkriteeri" muuttuisi tai poistuisi.
Listan sisällön ylläpitäminen tapahtuu täysin manuaalisesti. Toki jos tietue poistetaan Sensestä, poistuu se tällöin myös poimintalistalta.
Poimintalistojen näkyvyys
Sensessä olevat poimintalistat ovat näkyvillä kaikille käyttäjäryhmille, joilla on oikeus tähän laajennukseen.
Mutta: Listoille lisättyjen henkilöiden kohdalla noudatetaan käyttöoikeusrajauksia eli kukin rekisterikäyttäjä näkee listalla vain ne henkilöt, joihin hänellä on muutoinkin oikeus.
Näin ollen on tärkeää, että rekisterin käyttäjiä ohjeistetaan poimintalistojen käytössä ja nimeämisessä. Mikäli jotkin listat ovat yhteisiä tai vain omassa käytössä, voidaan tämä tilanne tuoda esille esim. listan nimessä.
- Yhteinen: Joulukorttien saajat
- Yhdistys X: Joulukorttien saajat
- Matti Möttönen: Kutsuvieraat
Mikään ei estä käyttämästä toisen luomaa poimintalistaa omissa tarkoituksissaan. Näin ollen on tärkeä miettiä, missä määrin poimintalistat pidetään vain pääkäyttäjän ulottuvilla vai saadaanko esim. yhdistyskäyttäjien kesken sovittua, ettei "kaverin listaan kosketa".
Uuden poimintalistan luominen
Saat luotua uuden poimintalistan valitsemalla oikeasta yläkulmasta Työkalut > Poimintalistat.
Poimintalistalle annetaan kuvaava nimi. Lisäksi määritellään voimassaoloaika, jonka jälkeen kyseinen lista poistuu automaattisesti. Lopuksi valitaan entiteetti poimintalistan kohteista. Samalle poimintalistalle ei voi lisätä eri entiteettejä, kuten jäseniä ja yhdistyksiä. Muista viimeiseksi tallentaa poimintalista.
Suuremman joukon lisääminen poimintalistalle
Kun poimintalista on luotu, voit tehdä haun, joka listaa laajemman kohdejoukon listalle lisättäväksi.
Haluttujen rajauksien jälkeen valitaan oikeasta reunasta Käynnistä toiminto > Lisää poimintalistalle.
Seuraavassa näkymässä voit valita, mille poimintalistalle haluat tietueet lisätä.
Yksittäisen tietueen lisääminen poimintalistalle
"Satunnaisten sankareiden" lisääminen poimintalistalle tapahtuu samaan tapaan: Hae henkilö ja tämän jälkeen valitaan oikeasta reunasta Käynnistä toiminto > Lisää poimintalistalle, jonka jälkeen valitaan haluttu poimintalista.
Perustietojen puolella on Poimintalista-niminen kenttä, joka kertoo sen, mille poimintalistalle ko. tietue on lisätty.
Poimintalistan käyttäminen
Kun haluat käyttää poimintalistaasi, siirry Työkalut > Poimintalistat. Tässä näkymässä näet listat, jotka ovat käytössäsi.
Jokaisen listan kohdalla näkyy vanhenemisaika ja listan kohde-entiteetti. Lisäksi i-symbolin takaa listauksen luomisajankohdan ja voit muokata listan nimeä tai poistaa listan kokonaan.
Listan käyttäminen tapahtuu nuolipainikkeesta.
Käytä listaa-painike avaa kohdejoukon tiedot Sensen hakutyökalunäkymään, jolloin sinulla on käytössäsi kaikki hakutyökalun toiminnot kuin perinteisellä tavalla tietoja hakiessakin. Voit esim. viedä kohdejoukon tietoa exceliin, lähettää viestejä, tehdä tarrat jne.
Poimintalistan siivoaminen
Poimintalistalle lisättyjä tietueita voidaan poistaa listalta joko massana tai yksittäin. Molemmissa tapauksissa tämä tapahtuu käänteisesti eli haetaan tietojoukko, tai yksittäinen henkilö, ja käytetään Poista poimintalistalta -toimintoa.
Massapoistossa kätevä tapa on se, että yhtenä hakukriteerinä perustietojen Poimintalista-kenttää: "Poimintalista on valittu... ".
Yksittäisen henkilön poistaminen voidaan tehdä vaihtoehtoisesti perustietojen Poimintalista-kentän kautta napsauttamalla poimintalistan nimen perässä olevaa roskakorinkuvaa.
