Duplikaattirivien etsiminen Excel-listauksesta
Rekisteriinne voi tallentua duplikaatteja liittymislomakkeen kautta tai yhdistyskäyttäjät tallentavat rekisteriin uusia jäseniä tietämättä, että henkilö omaa jo jäsenyyden toiseen yhdistykseen.
Koska Sensen perusajatus on, että henkilöllä on rekisterissä vain yksi perustieto, jonka taakse kerääntyvät tiedot jäsenyydestä, tehtävistä, laskuista ja muista ylläpidettävistä tiedoista, on tietosisältöä pidettävä silmällä.
Toinen syy duplikaattien seuraantaan liittyy oheispalveluiden käyttöön: Mikäli sama sähköpostiosoite (tai matkapuhelinnumero) esiintyy Sensessä useampaan kertaan, estää tämä salasanan asettamisen ja kirjautumisen mobiilijäsenkortille, asiointiportaaliin tai muuhun kirjautumista vaativaan oheispalveluun. Sama sähköposti voi olla käytössä rekisteröidyllä lapsella ja hänen huoltajallansa tai aviopuolisoilla.
Pääkäyttäjän on hyvä tarkastaa säännöllisesti, ettei sama henkilö esiinnyt rekisterissä useampaa kertaan tai ettei sähköpostiosoite ole käytössä usealla eri henkilöllä.
Duplikaattien seuranta on mahdollista Sensen yhdistämistyökalun avulla, joka tarjoaa mahdollisuuden yhdistää tietueet saman tien, mikäli kyse on samasta henkilöstä.
Toinen vaihtoehto tilanteen tarkastelulle on viedä jäsentietoja Exceliin ja jatkojalostaa henkilölistausta duplikaattien osalta. Alla on esitelty tapa, jolla useamman kerran rekisteriin tallentuneet henkilöt saadaan nostettua esille tai vaihtoehdoisesti voidaan tarkistaa, että sähköpostiosoitteet ovat yksilölliset.
1. Aloita viemällä kohdejoukon tiedot Exceliin. Esim. kaikkien aktiivisten jäsenten nimi, osoite, sähköposti, matkapuhelinnumero sekä jäsenlaji ja yhdistys.
Voit rajata hakua aikamääreellä, esim. kaikki aktiiviset jäsenet, jotka liittyneet jäseneksi edellisessä kuussa.
2. Valitse Excel-listauksesta yksilöivä tieto, jonka avulla saat varmistettua, ettei henkilö ole tuplasti rekisterissä. Aktivoi ko. sarake.
Kun haluat varmistua, ettei rekisterissänne sama henkilö ole tuplasti, voit käyttää yksilöivänä tietona henkilötunnusta, sähköpostia tai matkapuhelinnumeroa.
3. Korosta duplikaatit eli kaksoiskappaleet
Valitse tämän jälkeen Excelin yläpalkista Aloitus-välilehdeltä Ehdollinen muotoilu > Solujen korostussäännöt > Arvojen kaksoiskappaleet.
4. Napsauta ponnahdusikkunan OK-painiketta.
Nyt Excel korostaa sinulle taulukosta kaikki rivit, joissa olevat yksilöivät tiedot esiintyvät aineistossa useammin kuin kerran.
5. Saat suodatettua esille duplikaatit käyttämällä ko. sarakkeen suodatustoimintoa.
Valitse vuodatus värin mukaan.
6. Listaukseen jäävät esille ne henkilöt, joiden sähköpostiosoite esiintyy listauksessasi useamman kerran.
Kiinnitä huomiota seuraaviin asioihin:
- Sähköpostiosoite kaija@example.fi -osoite on kiinni yhdessä ja samassa perustiedossa, molemmissa jäsennumero on 5. Henkilöllä on kuitenkin kaksi aktiivista jäsenyyttä ja tämän vuoksi esiityy listauksessa kahdesti.
=> Mikäli liitossanne ei voi olla kahta aktiivista jäsenyyttä, yhteydenotto jäsenen suuntaan ja varmistus kumpi jäsenyys jätetään aktiiviseksi. - Sähköpostiosoite raimo@example.fi -osoite on listalla kahteen kertaan. Toisellä tietueella on jäsennumerona 14 ja toisella 26. Kysessä todennäköisesti sama henkilö, koska sama sähköpostiosoite.
=>Kumpi tietue jätetään jäljelle, koska näissä eri lähiosoite ja eri yhdistys? Asia kannattaa varmistaa jäseneltä itseltään. - Sähköpostiosoite virtaset@example.fi on tallennettu kahdelle eri jäsenelle, Rouva Virtanen jäsennumero 20 ja Herra Virtanen jäsennumero 21.
=>Jotta molemmat pääsevät kirjautumaan ohjeispalveluihin, on sähköpostin oltava yksilöllinen. Yhteydenotto pariskunnan suuntaan ja tiedustelu, mikä sähköpostiosoite tallennetaan toiselle heistä.
Mikäli haluat käyttää muodostamaasi aktiivisten jäsenten listausta esim. sähköpostin saajalistauksena, saat poistettua tuplarivit tällä ohjeella (linkki avautuu uuteen välilehteen).