Hakutyökalu

Sensen perustoiminnot perustuvat erilaisiin hakuihin ja näiden tuloksien erilaisiin käsittelytapoihin. Perusohjeistuksessa on esitelty Jäsen- ja Yhdistys(organisaatio) -entiteetit, jotka ovat yleensä käytetyimmät entiteetit rekistereissä. 

Entiteetti valitaan sen perusteella, mitä ollaan hakemassa. Jos halutaan hakea jäseniä, valitaan haun kohteeksi Jäsenet -entiteetti ja jos taas halutaan hakea yhdistyksiä, haetaan Yhdistykset -entiteettiä.

Muutama asia on hyvä pitää mielessä

  • Pääkäyttäjällä kaikki kentät ovat haettavissa
    - Loppukäyttäjällä käyttöoikeusmääritykset rajoittavat tietojen käsittelyä ja tämä on hyvä huomioida jos tekee/jakaa raportteja esim. yhdistyksien käyttöön
  • Useasti käytettävät haut kannattaa tallentaa työpöydälle
    –Myös vakiomuotoiset Excel-viennit voi tallentaa ”uusiokäyttöä” varten
  • Sensen haku ei aina anna suoraan vastauksia kpl-määräselvityksiin
    –Tulosjoukon voi vielä Exceliin ja jatkojalostaa tietojoukkoa siellä esim. pivotoinnilla
    –Mahdollista myös ottaa Zoho-raportointi käyttöön, joka avustaa kattavasti tilastoinnissa
  • Raportointi tulee tutuksi vain itse tekemällä ja oivaltamalla
    - Vitec Avoinen asiakaspalvelu auttaa (asiakaspalvelu@avoine.fi)

Jäsenten haku

Yksinkertaisuudessaan hakuja voidaan tehdä Haku-toiminnolla. Hakujen kohteet löytyvät alla olevan kuvan mukaisesta valikosta. Valikossa voi olla muitakin valintakohtia siitä riippuen, millaisia ominaisuuksia rekisterissänne on käytössä.

Haku -valikko

Hakuja päästään tekemään klikkaamalla kohtaa Määrittele hakuehdot, jonka jälkeen avautuu hakukohteet.

Hakuja voidaan kohdistaa Sensen erilaisiin ominaisuuksiin. Haun kohteena voi olla jokin kenttä, joka voi olla sijoitettu eri välilehdelle. Rekisterissä olevat välilehdet määrittyvät sen perusteella, millaisia ominaisuuksia rekisterissä on mukana. Käytettävät välilehdet suunnitellaan mukautuspajassa.


Varsinainen hakuehto saadaan syötettyä kirjoittamalla kenttään haluttu rajausehto ja valitsemalla valikosta, millä tavalla rajaus tehdään. Toimintatapa vaihtelee kentän mukaan. Tekstikentän toimintatapa on erilainen kuin "Rasti ruutuun" -kentän.

  • on - tarkalleen haettu
  • ei ole - poissulkee tarkalleen haetun (kaikki muut paitsi...)
  • alkaa - kentän merkkijono alkaa tällä tiedolla
  • sisältää - hakukenttä sisältää jossakin kohtaa haetun merkkijonon
  • on tyhjä - haetaan ne, joilla kyseinen kenttä on tyhjä
  • ei ole tyhjä - haetaan kaikki ne, joilla kyseinen kenttä ei ole tyhjä

Lopuksi klikataan Lisää ehto, jolloin suorittaa halutun rajauksen kyseiselle entiteetille.



Hakutulokset näkyvät oikeassa yläkulmassa. Rajauksia voi tehdä useita ja näitä voidaan raahaamalla siirtää ehdosta toiseen.

Ylempi hakuehtoryhmä vaatii, että kaikki tähän lokeroon sisältyvien hakuehtojen tulee toteutua, jotta haulla löydetään tuloksia. Tämä lokero käyttää loogista toimintoa "JA".

Alempi hakuehtoryhmä on armollisempi ja hyväksyy tulosjoukkoon kaikki tämän lokeron vaihtoehdot. Tämä lokero käyttää loogista toimintoa "TAI".

Kaikki ehdot voivat olla yhdessä lokerossa. Ehtoja voidaan siirtää raahamalla niitä lokerosta toiseen.

Esimerkkihaku

Haluamme etsiä kaikki Annat, joiden sukunimi on Virtanen tai Hämäläinen. Tällöin rajaamme ylempään lokeroon etunimeksi Anna, koska mikään muu etunimi ei kelpaa. Alempaan lokeroon valitaan sukunimeksi Virtanen ja Hämäläinen, sillä meille kelpaa jompi kumpi näistä vaihtoehdoista. Virheellinen haku olisi se, että kaikki sijoitettaisiin ylempään lokeroon. Tällöin etsisimme henkilöä, jonka etunimi on Anna ja sukunimenä Virtanen ja Hämäläinen.


Haku -toiminnossa on olennaista tunnistaa loogiset termit "JA" sekä "TAI". Puhekielessä miellämme ja-sanan loogisena toimintona "tai". Ohessa selvennys näiden toiminnasta.

JA-valinta edellyttää, että kaikkiehdot toteutuvat.
Esimerkki: "Kissa JA Pitkä turkki" tuo tulosjoukoksi vain kaikki ne kissat, joilla on pitkä turkki.

TAI valinnalle riittää, että vähintään yksi määritellyistä ehdoista toteutuu. 

Esimerkki: "Kissa TAI Pitkä turkki" tuo tulosjoukoksi kaikki kissat turkin pituudesta riippumatta sekä kaikki muutkin eläimet, joilla on pitkä turkki, kuten pitkäturkkinen koira.

Jos rajaus tehdään jollekin tietylle välilehdelle, syntyy tälle oma haku-osio.

Hakutulosten käsittely

Hakuja pystytään käsittelemään kahdella eri tavalla. Voidaan joko tallentaa haku tai tallentaa tulosjoukko. Jos tallennetaan haku, tulosjoukko muuttuu sen mukaan, mitkä kohdat täyttävät milloinkin kyseiset hakuehdot. 

Tallennettu haku tulee näkyviin käyttäjän omalle työpöydälle Sensessä. Nämä tallennetut haut ovat siis henkilökohtaisia, eivätkä näy muille käyttäjille. Tulosjoukkoa tallennettaessa se ajetaan Exceliin, jolloin tulosjoukko tallentuu erilliseen tiedostoon.

Haun tallentaminen

Haun saa tallennettua klikkaamalla ensin "Tallenna haku" ja tämän jälkeen Uutena-painiketta. Tämän jälkeen pyydetään tallennusnimi haulle.

Tulosjoukon tallentaminen

Tulosjoukko voidaan tallentaan ulkoiseen tiedostoon tai poimintalistalle. Tiedostoon tallennuksen vaihtoehtoja ovat joko vienti Exceliin tai ladata tiedosto toisessa formaatissa Lataa tiedosto -toiminnolla. Tiedostoon tallennettaessa ei pystytä erikseen määrittelemään mitä tietoja entiteetiltä kerätään, vaan kerättävät tiedot on ennakkoon määritelty.

Vie Exceliin -toiminto antaa mahdollisuuden valita, mitkä kaikki tiedot siirretään. Valinta tapahtuu "rasti ruutuun" menetelmällä. Lopuksi avataan oikealta valikosta Tallenna vienti > Uutena.

Jos tulosjoukko tallennetaan poimintalistalle, poimintalistat pitää perustaa etukäteen. Ohjeet poimintalistan tekemiseen löytyvät täältä.